資訊公開申請（FOIA）

• 您有權要求檢查或接收公共記錄副本。
• 您有權提前要求要求記錄的任何費用估算。
• 如果您認為有違反您的 FOIA 權利，您可以向地區或地區法院提交申請，強制遵守 FOIA。 您也可以聯絡資訊自由諮詢委員會（http://foiacouncil.dls.virginia.gov） 提供非具約束力的諮詢意見。

請求提供現有的記錄或文件。
FOIA 提供了訪問記錄，而不讓公共機構回答有關其工作的問題。 它也不需要創建一個不存在的記錄。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (D)。

讓我們知道您希望以何種格式接收記錄。
VITA 將與您合作，以 VITA 在常規業務過程中使用的格式提供電子記錄。 例如，如果您要求保存在 Excel 試算表中的記錄，您可以選擇接收 Excel 文件、其他可用的格式，例如 CSV 或 PDF，或列印副本。 請注意，列印和提供以電子格式保存的記錄紙本可能會導致成本。

我們可能需要與您討論您的要求。
提出 FOIA 請求不應該是一個對抗的過程，我們更喜歡以互相同的方式解決您的請求。 我們可能需要與您討論您的要求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。 澄清請求也可以幫助避免產生不必要的費用。 如果您提出了大量記錄請求，我們會嘗試與您達成回應的協議。

如何從 VITA 請求記錄。
FOIA 不要求您的要求以書面形式提供，您也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。 但是，書面要求會建立您要求的記錄，並清楚說明您要求的記錄，因此不會對口頭請求進行誤解。 它還有助於與您的聯繫。 我們鼓勵您通過電子郵件發送 VITA FOIA 地址以書面要求記錄。

使用 " 合理的特性來識別您正在尋找的記錄。"
這個常識標準要求您足夠具體，以便我們可以識別並找到您正在尋找的記錄。 請注意，廣泛的要求在存取、複製、提供或搜尋所要求的記錄時，更可能會產生重大的實際成本。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 §§ 2 .2-3704 (F) & (H)。

要索取 VITA 記錄或如果您有疑問，請聯繫我們的 FOIA 官員約書亞·赫斯林加。

要求記錄的最佳方法是通過電子郵件至 FOIA@vita.virginia.gov， 但您也可以通過電話（804) 510-7288 與我們聯繫，或郵寄至：

弗吉尼亞州信息技術機構
ATTN：FOIA 官
7325 維吉尼亞里士滿里士滿大道博文特普林斯大
道 23225

此外，信息自由諮詢委員會也可以回答您對 FOIA 的任何問題。 請致電 foiacouncil@dls.virginia.gov 或電話 (804) 698 -1810 聯絡理事會工作人員。 您可以通過 FOIA 公共評論表格向 FOIA 理事會提交公眾意見。 

VITA 必須在收到您的請求後五個工作天內回應。
該五天期間從我們收到您的請求後的營業日開始，不包括週末或節假日。

要求 VITA 公共記錄的原因無關。
無論您要求的原因為何，VITA 在回應您的請求方面的責任都相同。 但是，FOIA 規定，公共機構可能要求申請人提供其姓名和法律地址。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (A)。

FOIA 請求回應有五種一般類型。
如果 VITA 是所要求記錄的保管人，FOIA 要求 VITA 在五天的時間內對您的請求作出以下其中一項回應。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (B)：

1. 我們為您提供您所要求的完整記錄
2. 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。 如果我們拒絕所有記錄，我們必須以書面形式向您發送回覆。 該筆文必須確定隱藏記錄的數量和主題，並列明弗吉尼亞法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
3. 我們提供一些要求的信息，但隱藏其他信息。 根據情況，我們可能會編輯可能會被隱藏的部分記錄，並向您提供記錄的剩餘部分。 我們必須向您提供書面回應，說明弗吉尼亞法律的特定部分，該部分允許我們拒絕部分或所有請求的記錄。
4. 找不到要求的記錄或不存在。 如果我們知道或理解另一家機構擁有要求的記錄，我們的回應將包括該機構的聯繫信息。
5. 如果 VITA 實際上無法在五天內回應您的要求，我們必須以書面形式說明並解釋原因。 這將允許我們額外七個工作天回覆您的請求，為我們提供 12 完整工作天來回應您的請求。

如果要求轉向其他機構（例如，因為 VITA 不是所要求記錄的保管人），我們將識別其他機構並提供聯繫信息。

VITA 可能會與您合作或向法院申請額外的回應時間。
如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能向法院提出額外的時間來回應您的請求。 但是，我們會在向法庭索取更多時間之前，我們會盡合理努力與您達成關於文件的製作協議。

公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋要求的記錄所產生的實際費用。

公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋所要求的記錄所產生的實際成本，並須盡一切合理努力以最低成本提供要求的記錄。 任何公共機構不得徵收任何外來費用、中介或過剩的費用或開支，以彌償與建立或保存記錄或交易公共機構的一般業務相關的一般費用。 公共機構收取的任何複製費用不得超過複製的實際費用。 在進行搜尋紀錄之前，公共機構應以書面通知申請人，該公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜索要求記錄所產生的實際費用，並向請求人詢問他是否希望在提供第 F 款所述的要求記錄之前要求估算成本 2 .2-3704 弗吉尼亞法律的。 公共機構是否作出該等責任，由公共機構決定。

您可能需要為 VITA 要求的記錄付費。
FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。 這包括員工在搜尋和審閱要求記錄的時間、複製成本以及與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。 它不能包括一般的開銷成本。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (F)。 

VITA 會評估是否按要求逐個要求收費。 VITA 評估的費用是根據 VITA 人員在處理請求所花費的時間，例如審查和編輯記錄的時間。 VITA 對此類時間費用的每小時費用為 $ 45 /小時，該費率是根據 VITA FOIA 員工當時的工資（不包括福利）在 2021 設定的，並且自此之後沒有提高。

您可能需要支付押金。
如果我們估計回應您的要求將花費超過 $ 200，我們可能會要求您在繼續申請之前支付押金，不超過估算金額。 我們需要回應您的請求的五天，不包括我們要求存款和您回覆之間的時間。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (H)。

您可以在 VITA 履行您的要求之前要求要求預估費用。
這可讓您預先了解預估成本，或讓您有機會修改請求，以嘗試降低估計成本。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (F)。 

收到記錄後付款。
您也可以提前付款。 如果您從之前的 FOIA 請求中欠 VITA 金錢，但未付款超過 30 天，我們可能會要求支付過期賬單，然後才能處理和回應您的新 FOIA 請求。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (一)。

如果您不確定 VITA 是否擁有您尋求的記錄，請通過 FOIA@vita.virginia.gov 與我們的 FOIA 官員聯繫。 以下是 VITA 持有的記錄類型的一般描述：

• VITA 政策、標準、指引和 VITA 的其他出版物
• 有關 VITA 僱員和官員的記錄
• VITA 對資訊科技商品和服務進行的採購
• VITA 已簽訂或管理的 IT 合約
• 有關 VITA 履行其他法定責任的記錄

請注意，VITA 只負責根據 FOIA 要求搜索和製作自己的記錄。 FOIA 對其他機構記錄的要求必須向這些機構發出。儘管 VITA 提供其他機構傳輸數據的技術基礎架構，但 VITA 並不是這些記錄的保管人，並且無法滿足這些實體的 FOIA 要求。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3704 (J)； 維吉尼亞 代碼 § 42 .1-85 (B)。

弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。 VITA 通常會在下列豁免下列情況下保留記錄：

• 人事記錄。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3705 .1（1）。
• 根據律師客戶特權或律師工作產品的記錄。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 §§ 2 .2-3705 .1 (2) & (3)。
• 供應商專有信息軟件。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3705 .1（6）。
• 有關協議和批出合約的記錄，在簽訂合同之前。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3705 .1 (12) & § 2 .2-4342。
• 描述或與 IT 安全和存取控制相關的記錄。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3705 .2（2）。
• 與網絡安全威脅、漏洞或安全計劃相關的記錄，其發布會危害安全或安全性。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3705 .2（14）。
• 根據弗吉尼亞州公共採購法進行的採購交易有關的記錄。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-4342。

此外，FOIA 不要求機構提供記錄，以回應被監禁或文明承諾人士的要求。 請參閱弗吉尼亞。 代碼 § 2 .2-3703 (C)。

如要評論 VITA 向您提供的援助質素，請使用資訊自由諮詢委員會網站上的網上公眾意見表格。