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在 Commonwealth Technology Portfolio (CTP) Planview 中由機構負責人核准 AI

目的

此工作援助將描述如何根據行政命令 (EO) 30 對人工智能 (AI) 監督要求提供機構主管批准。

（另請參閱人工智能）

最後更新日期：24 月 2024

概述

18 年 1 月，州長格倫·揚金簽署了關於 AI 的 EO 30。 EO 30 的目的是確保弗吉尼亞州政府負責任，道德和透明的人工智能技術使用。 通過提供一流的州政府服務，並確保我們的學生對此技術做好準備，來保護弗吉尼亞人的權利。

為了遵守《COV 政策標準使用人工智慧》中所述的技術要求，機構必須註冊使用 AI，並獲得機構信息技術資源（AITR）、信息安全辦公室（ISO）、機構主管和提倡內閣秘書的批准。

用於 AI 註冊的工具是 RSA Archer，它可以維護與機構的應用程序和相關業務流程相關的信息。 批准程序是使用英聯邦技術組合（CTP）Planview 應用程序來跟踪，這是一種項目管理工具，可跟踪 AI 註冊審查和批准。

在向 CTP Planview 提交並完成內部機構領導層批准後，將要求秘書批准。

指導核准流程

當您的機構的 AI 要求需要機構主管批准時，會發送通過 CTP Planview 工具產生的電子郵件通知。

程序

  1. 打開從 noreply@pvcloud.com 收到的電子郵件， 主題行 " 工作：AI 監督請求演示需要您的注意 "。
  2. 按一下藍色的「轉到步驟」 按鈕。 然後會顯示帶有 Okta 登入畫面的瀏覽器視窗。
    使用屏幕截圖
  3. 如果尚未登入，Okta 登入畫面會在新的瀏覽器視窗中開啟。 輸入您的弗吉尼亞聯邦 (COV) 憑證，然後按一下「登入」。
    使用 OKTA 登錄屏幕截圖
  4. 通過 Okta 進行身份驗證後，您將被帶到 AI 監督要求。 檢閱 AI 監督機構主管批准表格。
    1. 「另存為草稿」 按鈕會儲存任何資料輸入，並保留指定給生命週期步驟的核准者；核准者不會收到另一封電子郵件。
    2. 「儲存並完成」按鈕將要求核准者填寫下列所有必要欄位。
    3. 「機構數據」部分指出提出提出的秘書，提倡機構，並包含描述此請求的 PDF 鏈接。
    4. 點擊 AI PDF 鏈接以將 PDF 的副本下載到您的下載文件夾。

    如有任何疑問，請向 AI PDF 下載中列出的機構聯絡人。

    截圖的
  5. 這是 AI 監督要求機構主管批准表，並顯示「機構主管批准」部分，繼續進行。 現在您已經查看了 AI PDF 表格，請表示您的批准或拒絕。
    1. 指示「核准」 或「拒絕」。
      注意：如果需要編輯 AI PDF 提交的內容，請聯繫您機構的 ISO 以要求這些更改。
    2. 輸入日期。
    3. 輸入核准註解。
      • 按一下表單頂端的藍色儲存並完成按鈕，將核准提交給 VITA。
    屏幕截圖

下一步

批准後，監督請求將通過 VITA 通過電子郵件提交給提議秘書以進行審查。

當請求被接受或拒絕時，CTP 將發送的電子郵件到您的 AITR。 AITR 應通知機構主管。

如有任何疑問，請參考資訊科技投資管理部（ITIMD）郵箱。