高等教育 AI 註冊流程

目的

此工作援助將描述不使用聯邦技術組合（CTP）的高等教育機構如何根據行政命令 (EO) 30 提交人工智能（AI）技術進行監督和治理，並獲得教育局局長批准。

（另請參閱人工智能）

最後更新時間：22 月 2024

概述

AI 技術包括機器學習、自然語言處理、專家系統、語音識別等功能。 隨著 AI 在社會和商業中變得越來越普遍，制定標準和指導很重要，以確保弗吉尼亞州政府負責任，道德和透明的人工智能技術使用。 行政命令 30 的人工智能行政命令是由州長格倫·揚金於 2024 的一月 18 簽署。 遵守該命令，機構希望開發，實施，僱用或採購的任何內部或外部 AI 系統都必須被註冊到弗吉尼亞信息技術局（VITA）維護的註冊表中，並進行 VITA 治理審查。

工作流程

使用或將會被使用的人工智慧須被註冊、接受管治審查，並獲得教育局局長（負責使用實體的秘書）批准。 AI 用途的註冊應在弗吉尼亞聯邦（COV）風險管理系統 Archer 進行。 需要人工智能（AI）註冊程序進行高等教育註冊的實體將可以訪問 Archer。 那些需要訪問 Archer 的人應發送電子郵件給聯邦安全和風險管理。

然後，AI 註冊應通過電子郵件提交給 VITA，並將 Archer 條目附加為 PDF 格式到信息技術投資管理部（ITIMD）郵箱，以將請求輸入聯邦技術組合（CTP）中。

在此檢閱期間，將執行下列步驟：

• VITA 將提供監督和治理檢討。
• 聯邦首席信息官（CIO）將提供建議，並通過電子郵件發送通知給教育局局長。
• 教育局局長將通過電子郵件回复批准或拒絕。
• 教育局局長的批准狀況將反映在 CTP 中
  • 電子郵件通知將發送給高等教育機構和聯邦企業架構 (EA) 團隊。
• VITA 應保留有關特定 AI 使用和其批准的記錄。

AI 註冊請求的說明

以下是有關如何在 Archer 中輸入 AI 註冊請求，以及如何通過電子郵件發送審查和批准請求的說明。

第一步：在阿徹中註冊 AI。 此步驟將由高等教育機構指定的資訊安全專業人員執行：

1. 打開弓箭手。
2. 導覽至代理工作區，按一下「機構管理」下拉式清單，然後選取「人工智能」。
   
3. 從右側的省略號功能表中，選取新記錄。
   
4. 將顯示 AI 註冊表單。 填寫以下欄位，然後按一下「儲存並關閉」。
   1. 代理機構
   2. 應用
   3. 年份
   4. 表格提交日期
   5. 姓名
   6. 人工智能類型
   7. 目的
   8. 敏感度
   9. 公共安全
   10. 使用的技術
   11. 模型架構
   12. 型號輸入
   13. 模型輸出資料類型 & 結構
   14. 模型演算法
   15. 使用的資料集
   16. 操作
5. 從阿切爾獲取可攜式文檔格式（PDF）
   1. 在 AI 註冊表單上，選取省略號，然後按一下「列印」。
      
   2. RSA Archer 將導航到帶有 AI 項目和右上角的列印鏈接導航到一個新標籤。
      
   3. 打印預覽屏幕將打開，允許用戶將條目另存為 PDF。
      

第二步：通過電子郵件和 PDF 附件提交 AI 進行監督和審查

若要提交您的 AI 登記項目，請將附有 PDF AI 註冊條目的電子郵件發送給資訊科技投資管理部 (ITIMD)。 在下面的信息中包括 AI 技術是否是新的還是目前存在的。 如果 AI 技術目前存在，請包括其進行服務的日期。

通過發送此電子郵件，實體表示他們對 AI 監督要求的批准，並要求管治和秘書批准。 電子郵件應遵循以下模板：

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