第 24 章 - 提案徵求與競爭性協商

24 .2.1 基於解決方案的 RFP

基於解決方案的 RFP 要求供應商提出 IT 業務解決方案來解決機構已發現的問題和目標。以解決方案為基礎的 RFP 簡要說明業務需求，描述技術問題，並要求最低規格和要求。供應商可利用他們廣泛的技術市場專業知識、創造力和資源來提出創新、具成本效益的解決方案。以解決方案為基礎的 RFP 可要求供應商只為部分業務問題提供解決方案，或提出高級概念型解決方案，這些解決方案會根據詳細的要求進行評估。

機構應盡量減少要求和規格，以便在提出的解決方案類型上具有彈性。規格和要求設定限制，並可能會消除或限制供應商可以在其建議中包含的項目或解決方案。應撰寫技術規範，以鼓勵競爭，而不是阻止競爭，同時也要嘗試為目的和技術解決方案尋求經濟性。然後，代理商能夠識別技術解決方案，而不是特定的產品或服務，這些解決方案最能滿足其技術或業務需求。

關於何時使用以解決方案為基礎的 RFP 的決策過程中，其中一部分涉及執行風險分析。作為風險分析的一部分，採購項目團隊解決以下問題：

技術業務問題是否提供機構與供應商之間相互利風險分享的機會？

• 哪些因素可能會顯著影響我們按時和預算內完成項目的可能性？

• 是否可以平等地評估提議的解決方案？

• 是否可以根據整體擁有成本分析來評估解決方案，其中包括支持建議解決方案和其他財務選擇的預期成本？

準備以解決方案為基礎的 RFP 時，RFP 的某些元件將與非解決方案為基礎的 RFP 不同。以解決方案為基礎的 RFP 應包括：

• 該機構的組織背景和當前的業務環境，

• 與項目、法律或業務授權相關的程序和程序的特定清單，

• 任何項目程序或流程文件，

• 清楚地定義機構目前的技術環境，包括所有目前正在使用的硬件和軟件，這些可用於或應該用於滿足項目需求，

• 要解決的業務或技術問題的定義，但不是對所需的解決方案或問題的定義以所需的解決方案而定義，

• 描述正在尋找的技術產品、服務或解決方案特性的規格。

在以解決方案為基礎的 RFP 中，機構應使用技術問題來推動規格，而不是在 RFP 中包含強制要求。目標是邀請最大的合理競爭，同時為聯邦提供最好的技術解決方案。VITA 利用基於解決方案的 RFP 來建立全州合約並採購技術解決方案，為聯邦提供最佳價值。在 RFP 中向供應商提出問題以推動需求，例如：“該產品的行業標準是什麼？您的產品DOE符合或超過該標準？”

以競爭力的方式談判 RFP 收購的目標是吸引供應商社區之間最大且合理的競爭，同時為聯邦採購最有價值的技術解決方案。