第 24 章 - 提案徵求與競爭性協商

24 .5.0 準備報告書

在準備 RFP 時，請解決附錄 B「RFP 準備前和期間要解決的問題清單」中的問題和問題，並遵循下列最佳做法建議： 

•  RFP 規劃和 RFP 文件應該是全面的。RFP 應以簡單直接的語言編寫，避免模糊、衝突和未定義的術語。應定義所有縮寫和其他關鍵術語。 
• 僅限 VITA SCM：使用技術採購流程 (TSP) 模型來準備和評估 RFP。 
• 使用標準和/或授權的 RFP 範本。這有助於確保所有項目需求都被識別並清楚地傳達給供應商。RFP 範本包含一份典型問題的「清單」，這些問題需要解決，以觸發生產力的思考流程並確保沒有忽略任何需求。VITA 已經開發了一個 RFP 範本供 VITA 採購專家使用。VITA SCM 可為客戶機構提供有關此範本使用的培訓，應在首次使用前進行。聯絡我們 scminfo@vita.virginia.gov 用於 RFP 培訓。 
• 提供任何外部人所需的所有信息，以了解當前情況或業務需求，所需的解決方案以及未來關係的條款和條件。 
• 為規劃技術和功能要求的供應商提出問題時，請特別精心準備。這些是 RFP 的「肉」。 
• 解決質量保證、績效標準和措施、服務水平期望等。 
• 解決升級，增強，擴展，修改，災難恢復，業務保證，培訓以及環境，保密和聯邦，州和當地安全和數據隱私標準。 
• 包括適當的要求、建議的 IT 合約範本（請參閱第25章，IT 合約的形成。）（其他機構：請參閱下面的框文本。）這使供應商負擔了解的負擔，以便處理項目的要求並準備完全回應的提案。 
• 在與 RFP 擬備的合同草稿中包括明確且可衡量的績效指標和明確的執法規定，包括罰款或激勵措施。  

VITA 已製定並批准了針對特定類型的 IT 採購量身定制的 IT 合約條款和條件：服務、軟體、解決方案、硬體、硬體維護、雲端和 EULA 授權附錄。強烈建議各機構使用 VITA 員工開發的合約模板，尤其是在高風險合約的 RFP 的情況下。如果機構選擇使用自己的模板，則該機構必須確保 RFP 中包含主要 IT 採購、高風險 IT 採購和委託採購的最低要求。您可以在 SCM 的網站上找到這個位置的表格部分下： https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/。代理採購專業人員必須在第一次使用模板之前接受訓練，瞭解如何正確修改我們的範本。有關如何接受培訓和訪問我們的 IT 招標和合約範本的更多信息，請聯繫 VITA SCM： scminfo@vita.virginia.gov。   有關必要的安全性和雲端相關條款和條件的詳細資訊，請參閱第 28 章。 

一旦要求完成，除了機構的一般合約條款外，還應包括適當的 IT 條款，以及任何特殊條款，以涵蓋與專案相關的任何特殊風險。VITA 採購專家將使用與採購類型相符的已核准範本或主定義和術語，而代理機構應包括與 IT 採購相關的所有必要條款，例如與服務、硬體或軟體相關的必要條款，其中可能包括：智慧財產權所有權、第三方軟體採購、軟體升級、軟體處置、原始碼、軟體授權期限、特殊保證等。獲得授權自行進行 IT 採購的代理機構可以透過以下地址聯絡 SCM 請求對複雜解決方案、應用服務提供者和/或軟體即服務類型 IT 採購的協助： scminfo@vita.virginia.gov。  

如果某個機構計劃發布一份採購 RFP，而該採購預計將產生《弗吉尼亞州法典》 2 .2- 4303.01條定義的“高風險合約”，那麼 VITA 和 OAG 必須在發布之前審查該 RFP。這些審查將在 30 工作日內進行，並包括評估 RFP 是否符合適用州法律的程度，以及評估 RFP 條款和條件的適當性。 

各機構應聯絡 VITA 的供應鏈管理 (SCM)： scminfo@vita.virginia.gov 在發出高風險招募前的採購計劃階段。食物管理局將協助該機構準備和評估 RFP，以及確定和準備所需的績效措施和執法規定。  

屬於較大的聯邦計劃的一部分或使用聯邦資金資助的項目，可能需要包括必須從資助贊助商或聯邦法規中輸入的特定條款。例如，用於健康記錄相關項目的 HITECH 和 HIPAA 法案。顯然，這種類型的項目或與任何聯邦機構內處理私人健康、機密或敏感公民信息的數據相關的項目；即衛生部，汽車部或社會服務部，也可能有特殊的安全或數據保護需求。採購官員應尋求、詢問、研究可用的內部資源、OAG 和 VITA 來確定此類特殊條款和條件的要求。 

對請求進行質量審查，以移除多餘、模糊和衝突的條款非常重要。