第 24 章 - 提案徵求與競爭性協商

24 .5.5 準備評估標準及評估流程

PPT 和/或 ET 制定了用於審查和評估提案回應的評估標準，目的是收集所需的數據，以便在公平和競爭的環境中達成一個選擇。用於評估建議的評估準則包括反映機構在其選擇決定中對該機構重要的領域的因素組成。

通過評估因素，ET 能夠評估競爭建議的相似性、差異、優點和弱點，最終使用該評估來做出合理的選擇來源決定。整合完善的評估計劃為來源選擇過程提供一致性、紀律和合理性。評估應基於 RFP 中所載的評估因素。在決定供應商選擇時，不應考慮在 RFP 中未指定的因素。

評估建議的標準應使用可衡量和客觀的書面評估標準。將「感覺良好」的目標轉換為可觀察、可衡量的標準。在制定 RFP 之前確定評估標準，並根據評估標準調整 RFP，將確保提案的快速審查。所有 PPT 和/或 ET 成員都必須同意評估矩陣中指定的權重。

評估準則應在發佈 RFP 之前完成。如評估建議書時會使用數值評分系統，則每個評估準則分配的積分值應在收取建議的截止日期和時間前列入申請書或張貼在指定公開發佈採購通知的地點。請參閱弗吉尼亞法律第 2 .2-4302 .2 (A) (3) 節。採購人員需要注意評估標準的數量，並確保關鍵標準（例如供應商經驗）獲得適當的重量。

評估準則應根據每個收購量量身定制，並僅包括對源源選擇有直接影響的因素。採購機構可採用的評估準則的性質和類型，由採購機構大規定決定。在支持最佳價值概念時，價格或成本必須是每個來源選擇的評估因素。

合約只能按照已確定公平和合理的成本或價格進行批出。成本或價格的評估不僅包括考慮要支付給供應商的成本或價格，還包括考慮項目因授出合約而產生的其他成本（即項目生命週期總成本）。這些成本的範例包括重新培訓成本、系統或軟體轉換成本、耗電量、生命週期成本，包括年內維護和支援，以及運輸成本。在這些情況下，RFP 應清楚地確定這些將在評估中考慮的其他成本。

非成本因素涵蓋與提案的技術和業務管理方面相關的評估領域。非成本因素的範例包括技術和業務管理相關領域，例如技術方法和理解、能力和關鍵人員、過渡計劃、管理計劃、管理風險和資源。在結構非成本因素時，執行合約所需或需要的質量水平是重要考量。過去的績效、供應商業成熟度和服務品質應包括在評估標準中，但可能包括為非成本因素。

另一個非成本評估標準的例子是提案人是否僱用殘疾人士，以執行合約規範。根據弗吉尼亞法案第 2 .2-4302 .2 (A) (3) 條，公共機構可以將提案人僱用殘疾以履行合同規範作為評估建議的因素。有關 VITA 如何支持聯邦社會經濟舉措的更多信息，請參閱第7章。

與 PPT 和/或 ET 合作的企業主必須確定評估標準並解決定價格模式（如果適用）將如何應用。評估應採用最佳價值的方法，但只要條件與項目相關，則在選擇評估標準時，可以寬廣的裁決權。強烈建議大多數 RFP 採購都以解決方案為基礎（即定義問題並允許供應商提交建議的解決方案）。仔細考慮納入強制性（必須有）要求，這可能會限制能夠回應 RFP 的合格供應商的數量。所使用的每個標準都應在 RFP 中定義，並提供足夠的資料，供應商了解如何確定成功的供應商。建議 ET 制定如何處理團隊在評估過程中任何時候都無法達成共識的情況的規則。

採購機構、執行指導委員會成員（如果使用），以及採購項目團隊及/或評估團隊，均會保密所訂定的評估標準。

注意：對於雲端招標，與提案一起提交的 ECOS 評估問卷不得與評估團隊分享或評估。如有必要，只應與 SPOC、AITR 機構、機構信息安全主任和機構最終用戶共享 ECO 評估。提供者的保密性高度，絕不得公開披露，也不包含在任何合約中。