第 25 章 - IT 契約形成

25 .4.2 成功 IT 合約的一般準則

簽訂任何 IT 合約成功的關鍵是設定並滿足機構的業務需求和專案的期望。這可以通過指定聯合指導委員會來管理合約成功；確定雙方將負責項目的個人；持續對話和公開討論問題；以有效的變更控制流程保持合同最新狀態；並要求供應商提供早期和頻繁地提供進度報告，以最大限度地減少出現意外的可能性。根據 IT 合約專家介紹，大多數 IT 合約問題都是由以下情況之一引起的：

• 供應商做出不切實際的承諾（例如，績效保證，無法實現的時間表，沒有必要分析的固定價格合約）或供應商低估了勞動時間，成本和風險。

• 合同中沒有確定的合約基準（例如不清楚的要求，條款和條件以及工作聲明）。

• 供應商DOE不管理代理關係（即必須不斷加強工作關係且不能隱藏問題）。

• 合約DOE不包含管理變更的程序和流程（即沒有正式的變更管理流程）。

在製定 IT 合約時，應考慮以下行業最佳實踐：

• 一份成功的 IT 合約將包括雙方的所有技術和管理期望和承諾。合約應包括品質審查、測試、進度測量、效能擷取和報告、缺陷管理、變更請求處理、升級和問題升級的程序。該機構應考慮其對供應商可靠性、性能、功能性、兼容性、壽命、安全合規性、支援和成本的需求。

• 為了降低失敗的可能性，合同應盡可能具體。確保雙方就採購服務或系統的共同書面定義、規格和時間表，可以避免合約失敗。隨著問題和問題出現，雙方都可以參考文件，並在必要時修改文件。

• 供應商尋求定義其合同義務，而代理商尋求解決業務問題。為了解決這種觀點差異，合同應包括衝突和變更條文。例如，合同協議可能會召開每月會議，以檢討績效、問題和成功。這鼓勵供應商管理，並幫助各方在問題發生重大問題之前處理。

• 該機構應仔細監控所有 IT 合同，尤其是 IT 服務合約。大多數 IT 合約都涉及服務或支援要素，供應商應遵守其在初始實施期之後的績效/回應時間合約保證和承諾的服務水準。如供應商未提供足夠的服務或不符合約定的服務水平，如果產品未如承諾運作，或代理商使用率不如預期的高，代理商可能會獲得部分退款或要求信用或更高的折扣。

• 同意詳細的服務水平協議 (SLA)，確認合約中的供應商責任確切是什麼，有一個優點。良好的 SLA 將反映常識項目討論，並尋求利益和激勵的平衡。

• 定價應適應特定合約變更，例如服務變更、選擇性服務以及修訂或未達到的 SLA。另一種適應性價格模式將包括以訂閱為基礎的服務，例如軟體即服務採購中，其中應包含按用量付費定價（或可擴展定價）在定價中，以便代理商僅為服務的實際使用者數量付費。如果合約價格在一段時間內固定，則可能需要考慮價格上漲，有時會降低。機構應盡量限制增加通脹率，甚至可以加上限，即消費物價指數的 +/-3%。

• 雙方應通過合同同意具體的期望，承諾和應變。例如，系統規格不僅應包含所需的功能，而且應該說明任何效能要求或限制、相容性要求、預期使用壽命和可接受的瑕疵等級。

• 雙方應清楚明確地定義關鍵條款、條件和活動，例如 " beta 測試 " 的含義或確定機構是否接受該系統的標準。在 IT 世界中，系統的驗收可以在許多不同的時間發生，例如當系統通過一系列商定的測試（「驗收測試」）並且已經運行了一段時間而沒有出現嚴重缺陷時。如果所有方都不願意定義接受，那麼這是一個強烈的警告標誌，表明可能出現爭議。但是，建立 SLA 的行動可能會在任何簽署、付款或交付之前清除潛在的問題區域。

• 所有時間參考都應該是特定的日期。避免及時使用 " 合理時間 " 或 " "，並在各方根據合同的要求進行具體。即 " 在後三天內（某個時間點；即合同批出日期）。"

• 如果在協議中使用公式，請確保它們正常運作。

• 不要及時使用為我們滿意的 " 等模糊的參考文獻，" "，" " 可合理預期使用。"很難確定供應商 " 何時及時進行表現。"

• 除非包含定義，否則避免僅使用 " 重要性 " 和 " 等單詞 "。

• 仔細選擇使用 " 應 " (強制性) 和 " 可能 " (允許) 字詞。

• 如果根據弗吉尼亞州守則的 2 .2-4303.01 定義合同為 " 高風險 "，則該合同必須包含明確且可衡量的績效指標和明確的執法條文，包括罰款和激勵措施，以在不符合合同績效指標或其他條文時使用。

最後，VITA 建議所有合約文件根據需要在雙方組織的指揮鏈中上下傳遞，以確保所有相關人員了解承諾的內容和期望的內容，並且最終合約涵蓋所有內容。此外，VITA 的專案管理和監督部門提供標準的英聯邦專案相關範本和工具，包括技術管理詞彙表，用於基於 IT 的術語，以推動整個英聯邦的一致性。（訪問：https://www.vita.virginia.gov/it-governance/project-management/）。