第 29 章 - IT 契約的授予及授予後事宜

29 .6.2 合同啟動會議

合同啟動或迎新會議是代理商與供應商之間在簽訂合約後不久舉行的互動。建議在合同批出後的 30 天內進行合同啟動會議。出席者應包括採購機構的採購負責人、合約經理/管理員、企業主/專案經理、技術負責人和機構 SWaM 代表（對於 VITA，還包括 IFA 協調員，如適用）；供應商的專案或客戶經理、合約經理、關鍵技術人員；以及參與合約成功履行的任何其他重要利害關係人。本次會議的目的是檢討雙方的所有合同義務、所有行政和報告要求，以及討論合同中所列的任何其他關係、責任、溝通和表現準則。並非每份合約都需要進行全面的正式啟動會議，但在批出後，每份合約都應有討論，以確保雙方在合約條款下適用的績效期望、要求和行政程序達成協議。機構的採購主管應決定是否需要啟動會議，或是電話會議是否足夠。VITA 的採購人員將根據當時的內部程序為 VITA 合約執行這些工作。對於較不複雜、價值低價值的合約，電話給供應商以檢討合約的主要點可能是足夠的。以下因素可用於判斷正式會議或電話審查的需要：

• 合同類型
• 合約價值與複雜性
• 合同期限、履行期限及/或交付
• 要求
• 所需物品或服務的採購記錄
• 供應商的專業/記錄
• 交貨時間的緊急性
• 代理商與供應商之前的經驗
• 任何特殊或不尋常的付款要求
• 合同的重要性或複雜性

啟動會議不應用於更改合同的條款，而應完成以下操作：

• 審閱合約條款及細則
• 檢討及協調任何所需的保險及保險證書
• 確定角色和責任，包括各方的合約經理/管理員，項目經理，主要技術負責人等。
• 強化合約的績效期望、衡量及任何補救措施
• 檢討任何獎勵安排
• 加強任何合作安排。
• 討論項目時間表和里程碑。
• 重新檢視和/或澄清合約的功能和技術要求，包括任何安全性、保密性、IT 可訪問性和/或第508條合規性。
• 報告要求（視適用），包括 SWAM，銷售，狀態，服務水平等。
• 適用的合約管理程序，包括交付、檢查和接受交付項目、修改、合約監控和進度測量
• 檢討 eVA 訂購程序（如適用）
• 檢討發票和付款要求和程序
• 重新說明交貨、檢驗和驗收標準
• 對雙方人員的權力限制解釋
• 升級程序

啟動會議後，採購主管應為檔案準備一份備忘錄，詳細說明涵蓋項目。該計劃應包括需要解決的領域、參與者名單，特別是指派進一步行動責任的個人，以及這些行動的截止日期。備忘錄的副本應分發給所有參與者。