第 32 章 - 申訴程序

32.12 .2 減少抗議可能性的方法

採購代理商為最大程度地減少抗議可能性提供的保證包括但不限於：

• 以客觀的方式制定規格和招募要求。
• 確保請求不包含有衝突的語言、規定、要求或規格，並且沒有令人困惑的指示。
• 讓多個採購團隊和機構主題專家審查徵求的缺口、衝突的語言、客觀性和流程現實性。
• 確保所有採購項目/評估團隊成員都閱讀並簽署利益衝突和保密聲明。
• 確認所有採購項目/評估團隊成員都知道他們不得與潛在供應商溝通，而是將所有供應商啟動的通訊指向採購單一聯絡點。
• 遵循招募中所述的採購流程和義務。 
• 確保徵求完全定義雙方的責任。如果供應商能夠完全識別其與特定項目相關的成本，他們通常會更願意向該機構提供更好的建議或競標。如果供應商對未來成本不確定，他們會為價格增加緩衝，以解決這種不確定性。
• 在招募過程中積極與供應商溝通，就規格問題進行溝通。利用競標前會議，提高對供應商關注和規格缺陷的意識。確保所有供應商問題都以書面形式提交和/或在投標前會議上提交。以書面回覆所有供應商的問題和溝通。不應包括電話回應，因為通信沒有客觀記錄。 
• 請注意，大多數供應商的主要目標是參與公平和公開的過程。確保您的行為和言語向供應商傳達這一點。 
• 在簽訂合同前努力解決所有問題。通知供應商，他們必須在 IFB 文件中指定的日期和時間前，或在 RFP 的情況下，在談判完成之前，就規格或出價/提案規定提出所有相關的疑慮。告知供應商，如果他們未能這樣做，將不允許基於這些問題的後續抗議。
• 徹底審查供應商與客戶和採購團隊成員提出的所有問題。在可行的情況下嘗試滿足這些問題。如果因此審核需要更改請求，請發布所有潛在供應商的修訂。 
• 如果機構無法滿足供應商的疑慮，請盡早通知該供應商在招募過程中，並以積極主動的方式進行通知該供應商。
• 及時回應潛在供應商。為供應商提供充足的時間來制定滿足該機構 IT 業務需求的投標/提案。 
• 為所有供應商提供相同的信息。以禮貌和尊重對待他們，並鼓勵他們提交最佳的競價/建議。
• 記錄招募過程中與供應商的所有對話或互動。如果供應商在招募期間出現誤解而反對合約批出，這些文件將證明是無價值的。 
• 如需協助，請聯絡：scminfo@vita.virginia.gov。