第 32 章 - 申訴程序

32 .6.1 採購代理商的責任

採購代理商必須：

• 確認接受抗議。
• 將與抗議相關的所有信件發送給所有方。
• 立即檢查徵求程序的事實：
• 面試招募和獎勵程序中的所有參與者。
• 徹底檢閱採購檔案中的所有文件。
• 分析抗議中提出的疑慮，並確定是否提出有效的問題。
• 確定合同是否符合徵求的條款和條件以及弗吉尼亞法律進行的。
• 確定招募程序本身是否經過正確、準確和專業的方式處理，這反映了公平、客觀性和對參與者的平等訪問權限。
• 判斷是否已妥善記錄在採購檔案中的授權決定和行動。
• 如果反對的供應商提出訴訟，則代理商是否可能獲得優勢。評估風險和潛在負債，並確定最可能的結果。 
• 向反對供應商提供書面回應，其中說明該機構在收到抗議後十天內是否確定抗議是否有效或無效。除非供應商根據弗吉尼亞守則 2 .2-4364 規定的法律行動，否則採購代理商的決定為最終決定權。
• 如果發現採購代理商錯誤或未遵守招募的條款及細則，立即採取措施糾正情況。 
• 保留一份官方抗議檔案，其中包括與抗議有關的所有文件的副本。
• 與各方協調安排任何抗議會議或會議，包括發布有關會議的官方通知。 
• 進行研究並及時回應與抗議相關的任何 FOIA 請求。
• 對招募過程和頒獎決定進行課程學習或匯報評估。經歷記錄並放入機構的抗議文件後，該機構應該努力對其目前的程序或流程進行任何更改，以避免將來類似的抗議。