購買 IT 手冊

目的：本章概述了 VITA 對 IT 和電信商品和服務的法定採購權限以及 VITA 制定 IT 和電信採購政策、標準和指南的責任。

關鍵點：

• VITA 擁有沒有特別豁免 VITA 權限的所有執行部門機構和高等教育機構的 IT 採購權力。
• VITA 對某些聯邦 IT 項目和採購具有法定治理/監督責任。
• 只有 VITA 可以建立全州的 IT 合同。
• 司法和立法部門以及獨立機構不受VITA 採購權的約束。

第1章 - Vita 的採購目的與範圍(PDF)

目的：本章提供有關 IT 商品和服務採購與非 IT 商品採購的區別的指導，並提供有關 IT 採購流程的指導。

關鍵點：
• IT 採購不斷變化，需要應用專業的最佳實務。
• 在招募開發期間和合同執行之前，必須分析和緩解技術風險。
• 將策略和原則應用於技術採購，使聯邦能夠最大限度地從技術中獲得利益，並降低供應商和技術失敗的風險。

第 2 章採購資訊科技有何不同？（PDF）

目的：本章概述了 VITA 供應鏈管理 (SCM) 的願景、使命、核心價值和指導原則。它還討論了 SCM 為 Commonwealth 提供的服務。

關鍵點：
o SCM 是 VITA 的一個部門，負責制定、實施和領導聯邦的技術採購政策、標準和指南。
o SCM 是英聯邦 IT 產品和服務的中央採購辦公室。
o SCM 致力於實現其使命，即透過將客戶的業務需求與策略供應商的需求相結合，最大限度地提高聯邦 Commonwealth IT 投資的回報。

第3章 - VITA 的供應鏈管理 (SCM) (PDF)

目的：本章列出了機構和機構應遵循的背景信息和政策。遵守這項政策將確保遵守法定法規，保護採購官員和聯邦公民之間建立的信任，並對所有有興趣與聯邦開展業務的供應商建立公平和平等的待遇。

關鍵點：
• VITA 致力於制定採購政策並維護公平、道德、公正且嚴格遵守聯邦法律的採購流程。
• 採購專業人員有責任確保有關建議採購或預期合約批出的招募或合同文件的開發有關的所有信息和文件

第5章 公共採購中的道德規範(PDF)

目的：本章包括採購政策，確保Commonwealth的IT採購和承包實踐以促進公平和公開競爭的方式一致執行。

關鍵點：
o VITA 致力於透過實施對機構、供應商和公眾透明的採購政策和程序來實現公平公開的競爭。
o 公平和公開競爭創造和推動價值、降低成本，並提供更多選擇，因為更多供應商參與需要提供創新解決方案和提高供應商績效。

第6章 IT 採購中的公平公開競爭(PDF)

目的：本章提供了聯邦行政部門機構和機構在採購 IT 時應遵循的政策和指導方針，以促進聯邦的社會經濟目標。

關鍵點：

• 行政命令35 （設立了一個目標，即Commonwealth應超過其從小型企業（包括婦女、少數民族、傷殘退伍軍人和微型企業擁有的小型企業）購買的42 % 的目標。
• 任何行政部門機構根據《維吉尼亞州法典》 2 .2 - 4310為小型企業參與所設定的目標，在簽訂貨物和服務合約時，都應將傷殘退伍軍人企業的參與率至少納入3 %（如 § 2.22 .2- 2001和2.22 .2- 4310中所定義）。
• 行政命令77 （設定了全州目標，以減少塑膠污染並消除Virginia對新的固體廢物處理設施的需求。
• VITA 制定了採購政策和指南，旨在鼓勵合資格的合同用戶和州機構採購 IT 產品和服務，以幫助將使用和處置這些產品所產生的環境影響降到最低。

第7章 促進聯邦的社會經濟措施(PDF)

目的：本章闡述了 VITA 關於制定 IT 產品和服務採購有效規範和要求的政策和指導。

關鍵點：
• 根據其性質，規格設定了限制，從而消除或限制在繪製邊界以外的項目。應撰寫技術規範，以鼓勵，而不是阻止競爭，以符合目的和預期的技術解決方案尋求整體經濟性。
• 規格構成合同文件的核心，該文件將在履行合同時控制所需商品或服務的供應商，以及評定合規性的基礎。
• 在交付後修復需求錯誤可能會花費高達 100 倍修復實作錯誤的費用。
• 採購要求是招募和合同範圍和工作聲明的基礎。

第8章 描述需求：規格與要求(PDF)

目的：本章介紹確定與 IT 採購相關的公平合理價格的過程。

關鍵點：
• 所有 IT 採購專業人員均負有受託責任，需要分析Commonwealth為其 IT 商品和服務支付的價格或成本。
• 公平合理的價格特徵是保理行業和市場定價，以及所獲得的產品，解決方案和/或服務的預期價值和質量。公平合理並不一定意味著最低的優惠。
• 通過進行價格分析或成本分析來確定公平和合理的定價。

第9章 確定公平合理的定價(PDF)

目的：本章包含適用於採購 IT 產品和服務的一般政策。

關鍵點：
• 根據維吉尼亞州的《資訊自由法》，推定任何公共機構或公職人員所持有的所有文件以及州和地方公共機構的所有會議均向維吉尼亞州公民開放。
• 在法律允許的範圍內，本公共機構不會根據《維吉尼亞州法典》第2 .2- 4343 .1 條歧視信仰組織，也不會因種族、宗教、膚色、性別、國籍、年齡、殘疾、性取向、性別認同或表現、政治立場、傷殘退伍軍人身份或州法律禁止的任何其他與就業歧視相關的理由歧視投標人或報價人。

禁止向一或多個供應商向同一或多個供應商提出相同或相關商品或服務的訂單，以避免使用適當的採購方法或保留在委派的採購權範圍內，或避免競爭。

第10章 一般 IT 採購政策(PDF)

目的：本章討論 IT 採購規劃，其中包括負責 IT 專案重要方面的所有人員的努力，以確保以全面的方式協調和整合。

關鍵點：
• 作為 IT 採購的最佳實踐，全面的 IT 採購規劃已被證明可以為公共採購帶來多重好處。
• 市場調查對於合理的 IT 採購規劃至關重要，整個採購專案團隊都應該了解市場調查結果。
• 策略採購規劃可協助Commonwealth優化績效、降低價格、提高社會經濟收購目標的實現率、評估總生命週期管理成本、改善供應商獲得商業機會的管道，並提高每一美元IT價值。
• VITA 可能擁有現有的強制使用或可選使用的全州合同，可以
滿足您的 IT 採購需求。受 VITA 的 IT 採購授權約束的機構必須
確定是否有可用的採購計畫流程的第一步。

第11章 IT 採購規劃與策略採購(PDF)

目的：本章涵蓋在獲取資訊科技商品和服務時使用的範圍聲明和工作聲明文件的準備。

關鍵點：

• 對於 IT 招標和合約文件來說，完整、清楚和完善的需求定義、範圍說明和工作說明文件的重要性怎麼強調也不為過。
• 在 SOW 中清楚地包含並說明所有技術、功能、性能和項目管理要求和期望是至關重要的。
• SOW 內容和詳細信息將取決於採購的性質，從非常簡單的購買封裝軟件到非常複雜的採購解決方案或系統設計。 

第12章 IT 採購工作說明書(PDF)

目的：本章闡述了建立強大的 IT 採購專案團隊（擁有正確的資源、正確的技能和完成工作所需的時間）的重要性。

關鍵點：

• PPT 應盡可能集合多的知識，以確保選擇最合格的供應商。
• PPT 會員/評估人員將需要填寫保密和利益衝突聲明。

第13章 IT 採購專案團隊(PDF)

目的：本章的目的是向 IT 採購專業人士提供各種 IT 採購方法的描述以及何時使用這些方法。

關鍵點：
• 公平公開的競爭是《Virginia州公共採購法》的核心概念。利用競爭的採購方法包括快速報價、具競爭性的密封競標、競爭性談判和拍賣。
• 在某些情況下，競爭性採購是不實際的。有時候只有一個供應商可行使用，或者必須立即解決緊急情況。

第14章 選擇 IT 採購方法(PDF)

目的：本章定義 IT 和電信小額採購指南。

• 關鍵點：
  當所有低於 $ 10,000 以下的採購項目時，微型企業必須另行設定，當報價公平合理且不超過 5%（反應最低且負責任的非認證投標者的投標者）。DSBSDDSBSD 認證的小型企業需要另行設定，所有採購最高達 $ 100,000 時，當報價公平合理且不超過 5%（反應最低且負責任的非認證投標者的 5%）。
• 審查 IT 或電信商品和服務的可用州合同可讓機構和機構確定是否可以通過全州合同購買所需的技術產品或服務。
• 快速報價或 RFP 可用於金額不超過 200,000 美元的小額採購。
• 所有基於雲端的解決方案（軟體即服務）的採購，無論金額多少，都必須遵守 VITA 第三方使用政策中的要求。

第15章 小型 IT 採購程序(PDF)

目的：本章定義單一來源 IT 採購並概述單一來源政策。

關鍵點：

• 單一來源 IT 採購是指只有一個解決方案可以滿足機構的 IT 需求，並且只有一個供應商可以提供該解決方案所需的技術產品和/或服務的採購。
• 專有的 IT 解決方案並不合理採購單一來源。 專有採購定義為只有一個可用的解決方案來滿足機構的 IT 需求；然而，多個供應商可以提供解決方案所需的技術產品和/或服務。

第16章 單一來源 IT 採購(PDF)

目的：本章定義緊急 IT 採購並概述緊急採購政策。

關鍵點： 

• 當出現緊急情況，且特定的 IT 需求無法透過正常的採購方式滿足時，任何機構都可以進行緊急採購。機構主管必須以書面批准緊急採購。
• 緊急情況是一種嚴重或緊急情況，需要立即採取行動以保護人或財產。 緊急情況可能是洪水、流行病、暴動、設備故障、火災損失或其他原因，對公眾健康、福利或安全的威脅。
• 由於這些合同已經競爭和談判，該機構需要首先搜索 VITA 的全州合同，以確定是否可用現有來源來完成緊急採購。

第17章 緊急 IT 採購(PDF)

目的：本章提供了處理信息請求、供應商的預選資格和接收未經請求的建議的指引。

關鍵點：

• 信息請求（是收集有關各種供應商能力的書面信息的標準業務流程。
• 預審資格是產品或供應商獲得資格的程序，並將投標或建議的考慮限制在只有已獲得預先資格的產品或供應商的審議程序。
• 未經請求提案是收到的提案，而不是因為任何機構或機構發起的徵求而回應。

  第18章 RFI、供應商資格預審、非受邀投標書(PDF)

目的：本章包含透過公開、線上和反向拍賣採購 IT 產品的政策和指南。

關鍵點： 

• 任何當局、部門、機構或非豁免高等教育機構在事先獲得 CIO 批准的情況下，均可透過公開拍賣購買 IT 產品和非專業服務。
• 反拍賣是一種採購方式，供應商被邀請通過即時電子競標對指定商品或非專業服務進行競標，而獎項將頒發給回應率最低且負責任的供應商。

  第19章 公開拍賣、線上拍賣及逆向拍賣(PDF)

目的：本章涵蓋與贊助和使用聯合和/或合作採購以及公共機構使用 GSA 合約採購 IT 產品和服務相關的政策。

關鍵點：

• 聯合及/或合作採購是當多方確定適合聯合及/或合作採購安排的共同要求，並簽署書面協議以共同合作採購的情況下形成。
• CIO 必須批准所有聯合和/或合作採購 IT 產品和服務的安排以及所有聯合和合作採購合約（包括 GSA 合約）的採購，無論 IT 採購金額是多少。
• 聯合和/或合作合約（包括 GSA 合約）通常不應用於涉及智慧財產權或包括服務等級協議的採購。
• 如果聯合和/或合作採購涉及異地（雲端託管）解決方案，則機構必須遵循企業雲端監督服務 (ECOS) 流程。
  
  

  第20章 聯合、合作與 GSA 合約(PDF)

目的：本章涵蓋在資訊技術商品和服務採購中使用的績效導向合約和服務水準協議。

關鍵點：

• 以績效為基礎的承包（是一種採購方法，根據要執行的工作目的來構建採購的所有方面，而不是描述工作的執行方式。
• PBC 的最重要元素，以及它與其他合約方法區別的原因是所需的結果。
• 機構應至少為每項任務和交付項目確定一個績效指標和標準，並將它們連結到可接受的質量描述。
• 基於成本控制、品質、回應能力或客戶滿意度，表現激勵可能是正面或負面的，也可能是金融或非貨幣性的。
  
  第21章 基於績效的合約和服務水準協議(PDF)

目的：本章涵蓋了用於採購 IT 商品和服務（不包括專業服務）的競爭性密封投標和邀請投標 (IFB) 採購方法的政策和指導。

重點：在競爭性密封投標中，重要的是能夠具體描述所購買的 IT 商品或服務，以便可以根據 IFB 要求中的描述對投標進行評估。IFB 中的條款和條件不可協商。IFB 必須包含聯邦和採購機構要求的所有強制性、法定、特殊 IT 和其他條款和條件。
• 所有收到的競標必須公開開和公佈。
• 獎項為回應最低且負責任的投標者頒發。
• 如果機構收到兩份或多個 IFB 的回應，符合第 2 .2-4328 .1 條所訂定的標準，該機構只能在這些競標中進行選擇。

第22章 IT 競爭性密封投標/投標邀請書 (IFB) (PDF)

目的：本章討論採購 IT 產品和服務的兩步驟競爭性密封招標。

關鍵點：

• 兩階段競爭性密封招標是一種競爭程序的組合，旨在在沒有足夠的規格時獲得密封競標的好處。
• 在兩步的競爭競標過程中沒有談判。
• 如果代理商收到兩份或更多標準，就符合 § 中所述的能源和水效率要求的產品，該機構只能在這些競標中進行選擇。
  
  第23章 兩步驟競爭性密封投標(PDF)

目的：本章提供基於競爭性談判的 IT 提案請求 (RFP) 的規劃、發布、評估和談判指導。它還提供有關基於解決方案和基於績效的 IT 專案的一般資訊。

關鍵點：
• 當機構有明確的 IT 需求並要求供應商提出滿足該需求的最佳解決方案時，競爭性談判是 VITA 建議的採購方法。
• 投入足夠的時間和資源來收集資料，以發展 RFP 的
業務、功能和技術要求。
• IT 採購專業人員必須了解以技術為基礎的業務解決方案的全部成本。

第24章 RFP 和競爭性談判(PDF)

目的：本章討論如何建立有效且準備充分的 IT 合約文件。 

關鍵點：
• 有效契約的形成始於擬定招標書。
• 所有 IT 合約都應促進供應商績效的卓越表現。
• 由於技術採購的性質，以及與這些公共投資相關的許多風險，在技術合約中必須包含許多具體合約條文，機構通常不會用於非技術購買。
• 負責技術合約的首席採購專業人員負責確保納入相關的聯邦和維吉尼亞州法典合約條款以及任何 VITA 要求的 IT 特定合約條款。

第25章 IT 合約的訂定(PDF)

目的：本章介紹了談判 IT 合約的方法和策略、需要避免的風險以及達成協議的經過驗證的方法，這些方法將支持成功的關係和共同的專案成功。

關鍵點：
• 有效的談判員已經充分準備，並了解技術和業務要求，以及他/她與另一方談判方的位置的優點和弱點。
• 成功的談判始於採購開始的準備，甚至在招募開始之前。
• 準備的關鍵領域包括了解業務需求，了解市場和聯繫客戶參考。
• 協商軟體授權合約提供了一些獨特的談判考量。
• 技術收購的成本通常比初始銷售價格要高。支持和輔助技術的成本遠遠遠遠遠遠超過購買原始商品時可能看起來很有吸引力的貼紙節省。

第26章 IT 合約談判(PDF)

目的：本章提供購買授權軟體和維護 (包括 COTS) 及相關支援服務的政策和指南。它還提供了一個有關知識產權的全面討論。
關鍵點：
• 準備好的招募將為談判成功軟件和/或維護合同的基礎。在招標階段解決智慧財產權所有權問題有助於確保聯邦和潛在供應商享有公平的競爭環境。
• 無論機構在購買軟件時的業務目標為何，在軟件授權和/或維護合同中建立靈活性，以確保許可證可以適應快速發展的技術環境中的變化，都有利於該機構的優勢。
• 除小型、一次性或非關鍵軟體採購外，VITA 建議不要使用供應商的授權協議，而是將最終協商的授權條款納入機構的合約中。
• 對於加值經銷商 (VAR) 軟體產品，VITA 要求使用包含某些不可協商條款的最終使用者授權協議附錄。

第27章 軟體許可合約(PDF)

目的：本章提供有關聯邦政府對所有機構在採購 IT 時的安全和雲端合規性要求的資訊。VITA 擁有法定權力，透過制定和實施政策、標準和指南，並提供治理流程和審計來確保機構合規，從而保護州政府電子資訊免於未經授權的使用、入侵或其他安全威脅。

關鍵點：
• 所有政府機構以及向您的機構提供 IT 產品或服務的供應商都必須遵守所有資訊安全政策、標準和指南。
• 此外，聯邦行政、立法、司法部門和獨立機構採購任何資訊科技都必須遵守有關資訊安全和隱私的聯邦法律和法規。
• 除了針對任何第三方（供應商託管）雲端服務（即軟體即服務）採購的 VITA 安全標準 SEC525 之外，由於各機構擁有 $ 0的授權來採購這些類型的解決方案，因此有一個獨特的流程來獲得 VITA 採購批准。
• 有特別要求的雲服務條款和條件，必須包含在任何雲服務的招聘或合同中，並且必須包含一份問卷，供投標者填寫並提交其建議。

第28章 機構 IT 採購安全與雲端需求(PDF)

目的：本章闡述了授予和授予後 IT 採購所需的、有價值的政策和指南。

關鍵點：
o 談判完成後（如果適用），在授予任何 IT 合約之前，指定的採購負責人必須驗證供應商是否遵守某些關鍵的合約或法定要求。
o 在授予任何價值 $ 250,000或更高的 IT 合約或重大專案合約之前，機構必須獲得所需的 VITA 審查和批准。此外，任何價值 $ 250,000或以上的技術投資都必須遵循採購治理審查 (PGR) 流程。
o 建議在合同批出後的 30 天內進行合同啟動會議。

第29章 IT 合約的授予和授予後(PDF)

目的：本章定義了「高風險」招標和合約、「高風險」招標或合約的要求以及所有「高風險」 IT 招標和合約的必要審查流程。

關鍵點：
o 所有「高風險」 IT 招標和合約（定義見 § 2 .2- 4303.01 (A)）在發布高風險招標和授予高風險合約之前，必須經過 VITA 和總檢察長辦公室 (OAG) 的審查。
o VITA 合約風險管理將根據 § 2 .2- 4303.01 (B) 進行高風險 IT 招標和合約審查。
o 所有高風險申請及合約都必須包括明確而明確的績效措施和執法規，包括供應商未履行的情況下的補救措施
o eVA 將作為與執行高風險合約相關的資料的記錄系統

第30章 高風險 IT 招標與合約(PDF)

目的：本章闡述了 VITA 有關採購 IT 產品和服務的抗議程序的政策。

關鍵點：
• VITA 建議對所有 IT 提案和合約請求進行多層次、多角度的審查，以進行全面審查並降低抗議風險。
• VITA 的政策是對其供應商採取開放和透明的態度，以促進公平和競爭的採購流程。

第32章 抗議程序(PDF)

目的：本章討論 IT 採購的授予後合約管理。

關鍵點：

• 合約管理過程由招募文件開始，從合同批出時繼續進行，直到工作完成和接受，任何爭議或調整已解決，已完成最終付款，並且合同正式結束為止。
• 合約管理員必須了解根據機構的協議以及與特定 IT 合約的複雜性和要求相關的所有期望他/她開展的活動。
• 合約管理員應閱讀並熟悉合約文件，以便制定活動時間表，以確保合約雙方（供應商和代理商）遵守合約。
• 成功的合約同樣依賴於批出後的管理，同樣依賴於書寫良好的工作聲明或嚴格的表現標準。
• 如果在履行合約期間對任何一方出現任何索賠和爭議，可以訪問合同管理文件文件可能是至關重要的。 因此，關於合約行動、供應商績效和代理商績效的所有文件都必須維護並存取至關重要。

第34章 IT 合約管理(PDF)