高風險招標與契約

根據《Virginia州法典》第 2.2-4303.01 條，高風險合約是指符合下列任一條件的合約：

1. 其初始期限超過 $1000 萬美元

2. 其初始期限超過五百萬，且符合下列其中一項標準：

   1. 該公共機構在過去五年內未採購過相關商品或服務

   2. 公共機構擬與另一個公共機構聯合採購商品或服務

   3. 預計合約期限超過五年，不含續約

根據《Virginia 法典》第 § 2.2-4303.01 條，檢察長辦公室 (OAG) 和 Virginia Information Technologies Agency (VITA) 必須審查所有符合「高風險」定義，且涉及所有州公共機構資訊科技商品與服務的招標案及合約。  

高風險審查流程為各機構提供以下益處：

• IT 招標與合約在發布和授予之前，會由 OAG 和 VITA 進行審查，以確認是否符合所有適用的 Virginia 法律、政策、標準和指導方針。

• VITA 確保合約包含清晰、可衡量的績效指標和執行條款（例如罰則或獎勵），以支援有效的供應商績效管理。

• 各機構將獲得關於範本、合約條款及產業最佳實務的量身定做指導。這有助於強化採購文件，並支援各機構在為 Commonwealth of Virginia 爭取最大價值的同時，將風險降至最低。審核旨在驗證招標和合約是否包含強有力的風險管理與緩解措施，以支援更順暢的執行並建立有效的供應商與機構關係。

• VITA 的審查會識別營運、效能、安全、法律、合規及財務風險。各機構會收到一份備忘錄，概述任何已識別的問題，以便他們在發布招標或授予合約之前解決這些問題，或決定這些風險是否可接受。

若要提交高風險招標或合約以供審核，請完成以下事項：

• 請確保高風險 IT 招標或合約已納入您機構的策略計畫中，並在 Planview 中提交技術業務需求 (BRT) 請求，以啟動治理流程：
  • 該請求應由您機構的 IT 資源 (AITR) 或 Planview 指定人員提交。
  • 如果此採購涉及新技術，請提交新技術業務需求 (BRnT)。
• 確認投資業務案例 (IBC) 批准。
• 提交採購治理請求 (PGR)：
  • PGR 應由您機構的 IT 資源 (AITR) 或 Planview 指定人員提交。
  • PGR 將由 VITA 各局處和 CIO 在 Planview 中進行批准。
• 將高風險 IT 招標或合約提交給 VITA：
  • AITR 或 Planview 指定人員將在 Planview 中上傳完整的文件包。
  • VITA 的專案管理部門 (PMD) 將在 Planview 中啟動高風險治理審查流程。
  • VITA 各部門（包括供應鏈風險管理 (SCRM)）將下載並審查該文件包。
• 一旦收到 Planview 高風險生命週期審查，VITA 供應鏈風險管理 (SCRM) 將審查文件包，並透過註解和紅線標記提供回饋：
  • 請同時將您的高風險 IT 招標或合約審核請求提交給檢察總長辦公室 (OAG)。
  • 填寫司法部長辦公室高風險審查申請表。
• 貴機構必須處理任何指出重大風險或不符合第 2.2-4303.01 節規定的意見，並重新提交包含必要修訂的高風險招標或合約，以供 VITA 審核：
  • 重新提交的文件中未解決的問題或風險將記錄在風險備忘錄中，並提供給機構領導層進行審閱和簽署。
• 在 SCRM 建議 CIO 核准招標發布或合約授予之前，SCRM 必須收到已簽署的 OAG 高風險審核表。
• 一旦 CIO 在 Planview 中核准該請求，AITR 將會收到通知：
  • 請讓您的 AITR 在 Planview 中截取 CIO 核准的螢幕截圖。
  • 下載 CIO 核准螢幕截圖，並將該螢幕截圖儲存於採購檔案中。
• 只有在收到正式的 CIO 核准後，您才可以繼續發布徵求提案書 (RFP) 或授予合約。

是的。請聯絡您機構的 IT 資源 (AITR)，以確保在將您的高風險招標或合約提交給 VITA 審核之前，採購治理請求 (PGR) 已由 Commonwealth of Virginia 的資訊長 (CIO) 提交並核准。

• 請造訪 COV Ramp 頁面，以取得關於所需監督步驟以及您的招標案必須包含之文件的指引。

• 如果高風險 IT 招標的任何部分涉及雲端服務，請從 VITA 服務入口網站取得 COV Ramp 評估表。

• 搜尋雲端服務評估，然後捲動至 1-1003 - 附錄 A 的附件並下載該表單。COV Ramp 評估必須附加於您的招標文件中，並由投標人按照徵求提案 (RFP) 中的指示完成。

• 請聯絡 SCMinfo@vita.virginia.gov 以取得所需的雲端條款與條件。

關於高風險招募和合同，機構可以提供協助。VITA 採購（供應鏈管理）提供有關 IT 招標和合約、IT 合約條款、相關風險、工作說明、績效衡量和服務水準協議、專案里程碑和可交付成果表、談判和合約管理方面的培訓。如果您對這些主題感興趣，請發送電子郵件至 VITA 採購部 scminfo@vita.virginia.gov。

VITA 採購部門建議您確保您的 IT 招標和合約中包含強有力的績效衡量標準。績效衡量標準是預期服務水準的可量化指標，也是成功合約的基石。績效衡量標準應量身打造，以提供關於供應商針對商定服務條款之績效的準確且可靠的數據。所選擇的指標應能正確識別供應商在多大程度上、以及多好地定期達到您合約中概述的預期服務水準。請造訪我們 IT 採購手冊中的 第 30.3.1 章 績效衡量標準 以獲取更多指導和範例。

每一項績效衡量標準都應與相應的執行條款掛鉤。強而有力的執行條款將激勵供應商持續達到合約中規定的績效衡量標準。請造訪 VITA IT 採購手冊的 第3 30..2 章 執行條款與補救措施 以及 績效指標工具 ，以獲取更多指導和範例。此外，請參閱績效衡量標準培訓影片。

契約補救措施是一種以具體方式要求供應商對未能達到所需績效衡量標準負責的手段。它們能激勵供應商持續達到或超越契約所要求的績效衡量標準。補救措施可以採取金錢罰鍰的形式，或行使契約選擇權，例如終止契約或向其他供應商尋求被忽略的服務。請造訪我們的 IT 採購手冊中的 第 30.3.2 章 執行條款與補救措施 以及 績效指標工具，以取得更多指導和範例。

VITA 建議各機構在其招標和合約中納入專案里程碑和可交付成果表。請下載專案里程碑和交付項目範本，並按照 word 文檔中的說明進行操作。