您需要了解的關於高風險 IT 採購的知識
概述
根據 § 2 .2-4303.01 根據《維吉尼亞州法典》，總檢察長辦公室 (OAG) 和維吉尼亞州資訊科技局 (VITA) 必須針對所有州公共機構，審查所有符合「高風險」定義且與資訊科技相關的商品和服務的招標和合約。
弗吉尼亞州法律 § 2 .2-4303.01 將高風險合同定義為與國家公共機構簽署的任何公合同，用於採購商品、服務、保險或建築的任何公合同，該合同預計會達到任何一項
- 在合同初期內的成本超過 10 百萬美元，或
- 在合同初期內，成本超過 5 百萬美元，並至少符合以下條件之一：
- 合同所涉及的商品、服務、保險或建築由兩個或多個國家公共機構採購；
- 初始合約的預期期限 (不包括續約) 超過五年；或
- 採購商品、服務、保險或建築物的國家公共機構在過去五年內沒有採購類似的商品、服務、保險或建築物。
我應提交什麼以進行高風險審查？
聯絡 VITA 的採購（供應鏈管理）小組： scminfo@vita.virginia.gov ，了解 VITA 招標和合約範本的最新版本，並協助您確定哪個範本最適合您的採購。 如果您的採購全部或部分是基於雲，請務必提及這一點，以便您收到正確的範本。 VITA 至少每季更新一次我們的模板，並根據維吉尼亞州採購法律和政策的變化進行更新。因此，機構在起草新的 IT 招標或合約時，請求我們模板的最新版本非常重要。這樣做將確保您所在機構的 IT 招標和合約具有最新的條款和條件，並最終創建更強有力的協議，更加符合 VITA 的採購政策、標準和指南以及維吉尼亞州 (Virginia) 的法律和政策。
聯絡 VITA 採購部門也將為您的機構提供詢問有關使用範本的問題的機會。VITA 有多個模板，可以幫助您的機構確定對於任何給定的招標或合約哪個模板是正確的。我們鼓勵您的機構向我們的團隊尋求諮詢服務，以獲得有關使用 VITA 範本的協助和培訓。
如果您的機構正在使用 VITA 的招標和合約模板，VITA 建議您不要將採購和供應部 (DPS) 語言納入 VITA 模板。VITA 的招標和合約範本是專門為 IT 採購創建的，加入 DPS 語言可能會對您的供應商/廠商造成困惑。例如，在您的 IT 招標中引用供應商手冊可能會產生問題，因為手冊從供應商的角度規定了一般商品和服務採購的採購規則和規定，並不適用於 IT 採購。
要開始 IT 高風險審查流程，在採購治理請求 (PGR) 獲得批准後，請您所在機構的 IT 資源 (AITR) 透過聯邦的技術組合管理工具 Planview Enterprise 1提交高風險 IT 招標或合約審查請求。請讓您的 AITR 提交構成 IT 招標或合約包的所有文件。VITA的專案管理部門（PMD）將接收請求，並將高風險的IT招標或合約文件包發送給VITA的供應鏈管理（SCM）；安全和企業架構； IT投資管理；以及企業雲端監督服務（ECOS）（如果適用）。
您所在機構的採購官員將向 OAG 提交您的高風險 IT 招標或合約審查請求。應填寫以下表格並將其與高風險 IT 招標或合約包一起發送給您所在機構的 OAG 律師： https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf
採購官員應填寫名為「重大 IT 採購、高風險採購和委託採購的最低要求」的矩陣，並將其連同高風險 IT 招標或合約文件包一起在 Planview Enterprise 1中提交給其機構 AITR。此矩陣可協助您的機構確保您的高風險招標和合約符合高風險要求，並協助 VITA 進行審查。此矩陣的副本可在 VITA 網站上獲取，訪問採購表格頁面。
是的。在提交高風險招標或合約進行 審查之前，請聯絡您所在機構的IT 資源 (AITR)，以確保採購治理請求 (PGR ) 已提交並獲得 首席資訊長 (CIO )Commonwealth of VirginiaVITA 的批准。
如果您的高風險 IT 招標中有任何組成部分是針對雲端服務的，那麼您將需要取得企業雲端監督服務 (ECOS) 評估表，您可以在 VITA 服務入口網站上存取該表： https://vccc.vita.virginia.gov/vita 。
搜尋「雲端服務評估」，然後捲動至頁面底部至「1 -1003 附件 — 附錄 A」，然後下載表格。ECOS 評估必須作為高風險 IT 招標的附件包含在內，並由投標者按照您的提案請求 (RFP) 中的說明完成。
聯絡 scminfo@vita.virginia.gov以存取適當的雲端條款和條件。
有什麼幫助？
關於高風險招募和合同，機構可以提供協助。VITA 採購（供應鏈管理）提供有關 IT 招標和合約、IT 合約條款、相關風險、工作說明、績效衡量和服務水準協議、專案里程碑和可交付成果表、談判和合約管理方面的培訓。如果您對這些主題感興趣，請發送電子郵件至 VITA 採購部 scminfo@vita.virginia.gov。
VITA procurement recommends you ensure strong performance measures are included in your IT solicitation and contract. Performance measures are quantifiable metrics of expected service levels, and are the backbone of a successful contract. Performance measures should be tailored to provide accurate and reliable data on the supplier's performance against agreed upon service provisions. The metrics chosen should be able to correctly identify how well, and to what extent, the supplier regularly meets the expected levels of service outlined in your contract. Visit Chapter 30.3.1 Performance Measures of our IT Procurement Manual for additional guidance and examples.
Each performance measure should be tied to a corresponding enforcement provision. Strong enforcement provisions will incentivize the supplier to consistently meet the performance measures set out in the contract. Visit Chapter 30.3.2 Enforcement Provisions and Remedies of VITA’s IT Procurement Manual and the Performance Metrics Tool tool for additional guidance and examples. Also, see the performance measures training video.
Contractual remedies are a means to hold the supplier accountable in a tangible way for failing to meet required performance measures. They incentivize the supplier to consistently meet or exceed the contractually required performance measures. The remedies can be in the form of monetary penalties, or exercising contractual options such as termination or seeking neglected services from another supplier. Visit Chapter 30.3.2 Enforcement Provisions and Remedies of our IT Procurement Manual and the Performance Metrics Tool for additional guidance and examples.
VITA 建議各機構在其招標和合約中納入專案里程碑和可交付成果表。請下載專案里程碑和交付項目範本，並按照 word 文檔中的說明進行操作。
審查流程和時間範圍
根據法規，總檢察長辦公室 (OAG) 和 VITA 都有三十 ( 30 ) 個工作天來審查高風險招攬或合約。為了最大限度地延長審查期，您的機構應同時向 VITA 和 OAG 提交高風險招標或合約。請參閱 第 30 章-高風險 IT 招募和合同 請參閱 VITA 的 IT 採購手冊，以了解有關高風險 IT 審查流程如何與其他必需的 VITA 審查流程相交叉的更多信息，以及有關高風險採購的更多信息。
是的，三十 (30) 工作日審查時間範圍將重新啟動。不過，VITA 致力於在三十 ( 30 ) 個工作日的期限內審核已提交的高風險招標或合約並將其返還給提交機構。
VITA 將進行審查，您的高風險 IT 招攬 必須包含：
- 明確且可衡量的績效指標和明確的執法規定，包括在未滿足合約績效指標或其他條文時使用的補救措施或激勵措施。這些項目應包括在提案申請書（RFP）附加的合同中，並在批出前必須在合同中納入。績效指標和執行規定提供了一個服務層級基準，從而與供應商談判，從而使代理商受益。如需有關績效指標的指引，請參閱績效指標工具和績效測量訓練影片。如果您需要更多協助，請發送電子郵件至 VITA 採購部scminfo@vita.virginia.gov 。
- 符合適用州法律和政策的適當條款和條件。我們建議使用 VITA 的範本以確保包含適當的 IT 和其他條款和條件。
- 條款在徵求內容中不應重複或衝突。
VITA 將進行審查，您的高風險 IT 合約 必須包含：
- 適當的合約條款，包括符合適用弗吉尼亞州法律和政策的條款。我們建議使用 VITA 的範本以確保包含適當的 IT 和其他條款和條件。
- 明確且可衡量的績效指標和明確的執法規定，包括在未滿足合約績效指標或其他條文時使用的補救措施或激勵措施。
- 條款在合約內文中不應重複或衝突。
注意：就合約而言，重要的是您的機構向 VITA 和 OAG 發送最新的、紅線版的高風險合同，以便 VITA 和 OAG 確定供應商和機構的紅線與原始文件的適當性和合法性。
貼文評論
一旦您機構的 IT 資源 (AITR) 提交高風險 IT 招標或合約審查請求，VITA 採購（供應鏈管理）將在規定的三十 ( 30 ) 個工作天內審查您的高風險 IT 招標或合約文件以及相關附錄或附件。我們將評估您的招標或合約是否符合高風險法規的要求（請參閱§ 2 .2- 4303.01 維吉尼亞州法規）並將提出評論、紅線和建議，說明您的機構如何使文件符合法規要求（如果需要更改）。然後，VITA採購團隊成員會與您聯繫並安排時間與您一起審查評論、紅線和建議，並解答您可能遇到的任何問題。
在此討論後，您的請求或合同將退還給您進行修訂。如果您的招募或合同不符合高風險法規，您將被要求進行必要的修訂以使徵求或合同符合規定。然後，您將重新提交修改後的招標書或合同，以便 VITA 進行後續審查，以確保滿足維吉尼亞州 (Virginia)關於高風險招標和合約的要求。
在VITA 採購確定已完成必要的修訂、所有其他審查流程均已完成並且您已向VITA 提供OAG 的最終高風險批准函後，我們將向 首席資訊官 (CIO )Commonwealth of Virginia 發送正式信函，表明我們建議批准發布高風險IT 招標或授予合約。此審批流程與 VITA 的專案管理部門 (PMD) 共同完成。您的機構將收到來自其 PMD 聯絡人以信函形式發出的聯邦 CIO 正式批准。在獲得聯邦 CIO 批准之前，您的機構不得發布招標或授予合約。
如果我有其他問題怎麼辦？
If you have any other questions, we recommend you review Chapter 30 High Risk IT Solicitations and Contracts VITA 的 IT 採購手冊和此網頁上的其他資源。此外，請參閱採購政策和 表單和工具 在 VITA 網站的採購政策和程序下。
如有疑問或諮詢，請發送電子郵件至 VITA 採購部門 scminfo@vita.virginia.gov。您的電子郵件將轉發給 VITA 合約風險管理 (CRM) 團隊的成員進行回覆。此外，您可以在 聯繫供應鏈管理 (SCM) VITA 網站的頁面。
SCM 可以提供建議和諮詢服務
我們隨時為您提供協助您處理機構的高風險 IT 招聘和合同。 VITA 採購可以向機構提供建議和諮詢服務，以協助他們根據適當的績效指標和執法規定，以及其他 IT 條款和條件，協助他們準備邀請和合同。
各機構應透過聯絡 scminfo@vita.virginia.gov 通知 VITA 即將進行的高風險採購。有關總檢察官辦公室檢討高風險招募及合約的資料，請瀏覽網址：https://www.oag.state.va.us
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