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第 11 章 - IT 採購規劃與策略性採購

11 .4 資訊科技採購規劃角色與職責

該機構的採購專家或指定的採購負責人負責準備採購計畫並將其提交給採購專案團隊。例如,以下職責被委託給下面列出的各個角色,以確保由適當的主題專家和採購團隊成員履行職責。這些角色因專案而異,但對於採購計劃的成功至關重要對於複雜的大型 IT 採購,該機構可能要求 VITA PMD 和其他 VITA 技術專家參與。規劃和採購過程旨在協作,因為團隊成員之間共享許多步驟。如需更深入地討論這些角色,請訪問第 24 章 本手冊的「提案請求」。 

採購角色 

責任 

代理採購負責人/採購專家 

  • 了解工作範圍以及項目的技術和業務目標。 
  • 確定 VITA 是否擁有滿足 IT 業務需求的全州 IT 合同,從而消除新的採購流程。 
  • 制定採購計劃方法和框架。 
  • 定義並將採購程序期間的角色和職責指派給每個團隊成員。 
  • 擔任團隊的單一聯絡點(SPOC);評估團隊(如果不同的組別);指導委員會(如適用);供應商和採購流程監督。 
  • 協調並參與評估所有潛在的項目風險,並與適當的利害關係人(即企業主管、項目經理、資訊安全主任、預算分析師)包括緩解方法和 RF/ 合約語言。 
  • 與團隊一起建立明確的評估標準。 
  • 與團隊一起制定明確簡潔的計分計劃。 
  • 選擇最佳合約類型以獲得專案成功。 
  • 取得並維護團隊成員、主題專家和評估團隊(如果不同的團隊)的所有保密/保密協議。 
  • 準備 RFP/徵求和評估文件。VITA 採購專家必須使用 VITA 範本。 
  • 主持競投/提案前會議(如果舉行)。 
  • 張貼徵求文件並回應供應商問題。 
  • 如有需要,請求供應商建議的澄清。 
  • 與團隊一起參加供應商產品示範和口頭演示(如果舉行)。 
  • 提供並維持對提案人的價格信息的控制。 
  • 參與並領導提案評估和合同談判。 
  • 擔任評估團隊主席。 
  • 檢閱並核准評估建議。 
  • 協助根據專案的獨特需求量身定制合約。 
  • 保護和管理專案的完整性以及完成工作的能力。 
  • 保護和管理與潛在供應商的關係。 
  • 通過公平和公開競爭,確保採購流程的整體完整性。 
  • 協調發布/執行前所需的採購文件的法律和/或 CIO 審查和批准。 
  • 批出和後簽合同。 
  • 確定採購檔案已完整。 

企業主 

  • 定義需求。 
  • 定義預算、要求的時間軸和其他可能的限制。 
  • 確保採購符合該機構和聯邦的 IT 策略計劃。 
  • 定義表現滿意度和最終接受的條件。 
  • 識別業務需求,例如: 
    • 示威 
    • 粘結 / 驗收測試 
    • 服務水平 
    • 里程碑 / 付款條件 
    • 所需供應商技術和專業標準和認證(機構、VITA、聯邦、聯邦等) 
  • 支持談判,以確保最終合同支持業務需求和代理商要求。 
  • 服務評估團隊,評估供應商的回應。 
  • 協調 VITA PMD 參與和 PGR 核准流程。 
  •  
 

機構資訊安全主任或 AITR 

  • 如果採購是或可能是基於雲端的解決方案,請確保招標包括所有適當的機構和 VITA 安全政策要求,包括 ECOS。 
  • 與 SPOC 和 VITA 安全以及 ECOS 利害關係人合作。 
 

專題專家 (中小企) 

  • 具有專業技術、行業、商品或服務專屬能力和/或專業知識。 
  • 可能是團隊的成員或團隊的資源。 
 

外部顧問 

  • 外部顧問的技術、行業、商品或服務特定能力和/或知識,並未從內部資源獲得。 
  • 為採購團隊成員提供建議或協助。 
  • 作為採購團隊的非投票資源。 
  • 禁止從任何獎項的結果中受益或參與籌備招募。 
 

評估團隊成員 

  • 指定/負責提出獎項推薦的個人。 
  • 採購項目團隊/評估團隊通常包括代理代表(企業主)、中小企業,並由代理採購負責人/採購專家領導。 
  • 每位會員參與,根據其專業領域提供業務、法律、技術和財務意見。成員只會根據指派評估其專業範疇。 
 

單一接觸點 (SPOC) 

  • 代理採購負責人/採購專家擔任此角色。(請參閱上面的角色職責。) 
  • 指定的資源是否在招募過程中與供應商和所有其他人溝通? 
 

關鍵字或常用術語搜尋手冊。