採購角色
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責任
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代理採購負責人/採購專家
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- 了解工作範圍以及項目的技術和業務目標。
- 確定 VITA 是否擁有滿足 IT 業務需求的全州 IT 合同,從而消除新的採購流程。
- 制定採購計劃方法和框架。
- 定義並將採購程序期間的角色和職責指派給每個團隊成員。
- 擔任團隊的單一聯絡點(SPOC);評估團隊(如果不同的組別);指導委員會(如適用);供應商和採購流程監督。
- 協調並參與評估所有潛在的項目風險,並與適當的利害關係人(即企業主管、項目經理、資訊安全主任、預算分析師)包括緩解方法和 RF/ 合約語言。
- 與團隊一起建立明確的評估標準。
- 與團隊一起制定明確簡潔的計分計劃。
- 選擇最佳合約類型以獲得專案成功。
- 取得並維護團隊成員、主題專家和評估團隊(如果不同的團隊)的所有保密/保密協議。
- 準備 RFP/徵求和評估文件。VITA 採購專家必須使用 VITA 範本。
- 主持競投/提案前會議(如果舉行)。
- 張貼徵求文件並回應供應商問題。
- 如有需要,請求供應商建議的澄清。
- 與團隊一起參加供應商產品示範和口頭演示(如果舉行)。
- 提供並維持對提案人的價格信息的控制。
- 參與並領導提案評估和合同談判。
- 擔任評估團隊主席。
- 檢閱並核准評估建議。
- 協助根據專案的獨特需求量身定制合約。
- 保護和管理專案的完整性以及完成工作的能力。
- 保護和管理與潛在供應商的關係。
- 通過公平和公開競爭,確保採購流程的整體完整性。
- 協調發布/執行前所需的採購文件的法律和/或 CIO 審查和批准。
- 批出和後簽合同。
- 確定採購檔案已完整。
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企業主
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- 定義需求。
- 定義預算、要求的時間軸和其他可能的限制。
- 確保採購符合該機構和聯邦的 IT 策略計劃。
- 定義表現滿意度和最終接受的條件。
- 識別業務需求,例如:
- 示威
- 粘結 / 驗收測試
- 服務水平
- 里程碑 / 付款條件
- 所需供應商技術和專業標準和認證(機構、VITA、聯邦、聯邦等)
- 支持談判,以確保最終合同支持業務需求和代理商要求。
- 服務評估團隊,評估供應商的回應。
- 協調 VITA PMD 參與和 PGR 核准流程。
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機構資訊安全主任或 AITR
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- 如果採購是或可能是基於雲端的解決方案,請確保招標包括所有適當的機構和 VITA 安全政策要求,包括 ECOS。
- 與 SPOC 和 VITA 安全以及 ECOS 利害關係人合作。
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專題專家 (中小企)
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- 具有專業技術、行業、商品或服務專屬能力和/或專業知識。
- 可能是團隊的成員或團隊的資源。
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外部顧問
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- 外部顧問的技術、行業、商品或服務特定能力和/或知識,並未從內部資源獲得。
- 為採購團隊成員提供建議或協助。
- 作為採購團隊的非投票資源。
- 禁止從任何獎項的結果中受益或參與籌備招募。
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評估團隊成員
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- 指定/負責提出獎項推薦的個人。
- 採購項目團隊/評估團隊通常包括代理代表(企業主)、中小企業,並由代理採購負責人/採購專家領導。
- 每位會員參與,根據其專業領域提供業務、法律、技術和財務意見。成員只會根據指派評估其專業範疇。
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單一接觸點 (SPOC)
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- 代理採購負責人/採購專家擔任此角色。(請參閱上面的角色職責。)
- 指定的資源是否在招募過程中與供應商和所有其他人溝通?
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