第 11 章 - IT 採購規劃與策略性採購

步驟 

行動 

1. 

開發並協議產品、服務和/或解決方案要求。 

2. 

使用已批准的招募文件和模板，如下所述 第 24 章、RFP 和競爭性談判，以及 第 25 章、IT 契約的形成。 

3. 

建立評估準則，為每個標準提供清晰簡潔的定義。 

4. 

制定詳細的評分計劃，解釋如何評估提案，並提供評分方法的具體意義。 

5. 

確定預先投標者/提案前會議是否合理。 

6. 

確定主要項目里程碑和交付成果，並確定可能影響競爭的關鍵物流里程碑。確定供應商付款是否應與主要里程碑或交付項目綁定，以及在最終接受前是否需要任何保留。 

7. 

確定是否有其他相關專案相依性可能影響專案的排程。 

8. 

討論哪種合約類型是合適或是否需要專門合同以及任何特定的條款和條件。對於雲端/SaaS 採購，請參閱 ECOS 雲端解決方案招標和合約程序清單，以取得更多資訊和建議的招標語言： Procurement Tools | Virginia IT Agency 

無論金額多少，如果採購涉及外部部署（雲託管）解決方案，代理商都必須遵循 企業雲端監督服務 (ECOS) 流程 和 第三方政策工作流程。供應商需要完成雲端服務的安全評估並獲得 ECOS 的批准（透過工作請求1 -003），並且必須在授予合約之前將特殊的雲端服務條款和條件納入合約中。 

VITA 對「重大」技術項目和委託採購的最低合約要求確定了機構委託採購和需要 CIO 批准的具體條款和條件，可在 VITA 的網站上找到： https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ 。

9. 

確定或確定需要哪些以業務為基礎的服務水平來制定以績效為基礎的合約，並應用所需的補救措施。 

10. 

制定變更管理計劃以管理期望和溝通。 

11. 

創建提案請求/競標邀請包，包括任何附件的規格，圖表等。 

12. 

在招標發布之前獲得任何必要的審查和/或批准（即法律、CIO、PMD）。