第 12 章 - IT 採購的工作說明

12 .2 準備優質資訊科技工作聲明 (SOW)

專案範圍完成後，專案團隊將建立 SOW，這是供應商提案回應和合約執行的基礎。在招募中包括 SOW 可為每個供應商提供準備報價的資訊。由於獲獎供應商將按照 SOW 中的要求執行合同，因此在 SOW 中清楚地包含和說明所有技術、功能、性能和項目管理要求和期望是至關重要的。VITA SCM 提供 SOW 模板和 SOW 變更單模板，供授權使用者在此位置的「工具：」部分下從 VITA 全州合約訂購時使用 https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/。本範本和本章中的指引是最佳做法建議。您可以使用範本、下列指南或任何組合，因此最適合採購規模和複雜性。需要 CIO 批准和/或 VITA 監督的 IT 專案將需要遵循此 URL 提供的聯邦專案管理標準和政策： https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/。

SOW 必須作為簡潔的聲明文件撰寫，因為它是代理機構的要求和供應商的績效承諾的聲明。在非效能為基礎的豬苗，供應商可能需要以特定方式執行工作，並使用詳細的規格，指定要提供的關鍵人員以及服務合約用途的方法。撰寫良好的 SOW 應該：

成為一個獨立的文件。
以一般到特定的方式製作。
是根據需求定義結果和核准的範圍聲明量身定制的詳細信息擴展，並且沒有不一致和/或衝突的要求。
個別量身定制，以考慮績效期間、可交付項目 (如果有的話) 以及所需的效能彈性程度。
不要重複已包含在請求/合同的其他部分中的材料。
詳細描述供應商通過解決以下四個要素來實現的目標：
- 該做什麼以及什麼是交付/里程碑？
- 誰將做什麼（代理商，供應商，第三方 CoVA 代理等）。
- 什麼時候按交付項目和/或里程碑完成？
- 這將在哪裡完成？
- 它將如何完成，機構將如何知道何時完成（即測試和接受）？

SOW 內容和詳細信息將取決於採購的性質，從非常簡單（購買封裝軟件）到非常複雜的採購解決方案或系統設計。需求評估/要求定義/規格開發詳情（請參閱第 8 章) 應在 SOW 的某些相關區域複製。所有豬苗應最少包含以下元件：

簡介— 採購的一般描述。
背景— 幫助供應商了解代理機構的性質和歷史，項目，受服務的受眾以及新要求的目的的信息。如果適用，請包括目前和所需的技術環境（架構）以及帶有圖形和文本描述的接口。
範圍— 從範圍聲明中取得關聯參數和要求的重要方面的 SOW 概述。
適用指令 (如果有)-參考文件、標準、規格或指令，這些文件是採購的強制性或資訊性。
性能要求— 需要達成什麼、性能標準和可接受的質量水平。
交付項目要求— 供應商在合同期間必須提交的技術產品、服務、軟件、項目和其他報告、測試以及所有交付項目和正式要求。
質量保證和驗收標準— 接受是機構的正式書面程序，用於確認交付項目符合適用的合約質量、數量和其他要求。接受可能涉及或不涉及質量保證流程，通常在付款之前。對於任何里程碑交付以及最終驗收，應提供正式接受程序。

以下是一個綜合列表，提供了對 SOW 內容的考慮，範圍從簡單到複雜的採購 - 從單一 IT 元件到主要係統設計。項目團隊可能會從此清單中收集有用的提醒，即使它們所有可能與特定採購都不相關。許多詳細信息可以從需求定義文件中提取，以確保完整性和準確性。

根據項目的規模、複雜性、委派和批准臨界值，企業主必須確保符合任何聯邦專案管理標準和建造 SOW 的要求，這些標準位於此 URL： https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/。

簡介	這是採購的一般描述。
背景	提供有關代理商、項目/計劃和/或受此採購影響的服務的信息。包括用戶環境/信息流/當前業務和操作環境的圖形。
範圍聲明	從此程序步驟 2 中準備的範圍聲明中撤回。
技術、功能和性能摘要目標	提供這些目標的一般描述。
技術總結，功能和性能要求	提供這些需求的一般描述，包括所有所需的解決方案、產品和/或服務。
具體技術、功能和性能要求	必須完整描述具體和詳細的要求，並包括所需的代理機構作業架構/使用者環境（如果已知）。如果供應商將作為他們的建議的一部分提供這些要求，則這些要求將被協商並最終作為合同的確定 SOW 證明。這些要求包括所有軟體和硬體、正在採購的解決方案和/或系統的所有技術和功能要求，並包括任何相關服務。如果需求開發/系統設計是交付項目，那麼在最終開發、實施和測試之前將在最終開發，實施和測試之前將成為單獨的交付項目。播種。
需求發展	如果這是供應商將做的一部分，請在專案的里程碑排程和交付項目清單中說明並包括參考資料。
客製化開發和測試系統環境	與上一個項目相同
商業設計及技術設計	與上一個項目相同
介面/整合/傳統系統需求	與上一個項目相同。招募必須提供有關這些資訊的所有已知資訊，以便供應商能夠充分估算並提出一種方法，而這些要求應包含在最終合約的 SOW、里程碑時間表和交付項目清單中。
數據轉換	機構應了解並傳送需要轉換的數據狀況。通常，這可能是一個高成本和/或性能風險弱點區域。
材料表	列出軟件和硬件的所有組件以及預期交貨日期
測試	包括任何安裝，配置，系統，功能，產品，beta/生產測試和最終驗收測試的要求。仔細考慮測試持續時間和環境，以模擬真實的測試。
驗收準則和驗收程序	包括從紙質報告到最終系統周轉的所有交付項目的特定驗收條件。建議定義代理批准時間，供應商重新提交時間等。請確保此處和/或以實際合約語言不提供任何衝突的信息。
風險管理流程	根據採購的複雜度，包括合約期限的書面要求/程序，並增強監控/報告的頻率和風險領域（成本，時間表，設計/開發，界面等）。也可能需要書面報告/交付項目。在供應商破產或其他可能會中斷業務連續性的情況下，建立託管帳戶也可能是必要的，以保護供應商軟體的持續使用。
質量控制／保證要求	描述供應商對品質控制、機構或獨立 IV & V 資源進行品質保證和監控的所有要求，包括所有必要計劃、排程報告以及指標擷取/驗證的方式和時間的詳細資訊。請參閱第 21 章本手冊用於完整討論以績效為基礎的合約和服務水平協議。
設定/更改管理/工程決策可追溯性要求	描述/列出所有必要的示意圖、工程圖、計劃、文件和其他可追溯性交付項目，以在必要時繼續保持機構的營運獨立性，並捕捉歷史經驗以供將來參考。
項目管理要求	根據採購的複雜性，這些要求可能很簡單或嚴重。項目管理責任可以在機構和供應商之間共享，或只由其中一方執行；但是，應清楚說明。大型專案和需要 VITA 監督的專案可能需要某些聯邦專案管理標準。
培訓和文件要求	可能包括外部或現場培訓，最適合機構預算。包括參加者人數、地點、要完成的培訓類型以及有關訓練師指導、訓練培訓師、教室、電腦或網絡的所有詳細信息基於等
會議/評論（設計/項目狀態/評論）	用於專案控制，以及維護專案完整性和責任性。供應商可能或不需要參加；但是，如果有，他們將在價格中包括旅行。弗吉尼亞州會計部每日規定確實適用。
維護性和可靠性和/或支持和維護要求	根據預算和合約中包含在保固期間以及任何過期的年度，包括所有維護和支援的要求。除非另有協商，否則相關支援服務通常以供應商的定期商業方式為基礎。
性能／功能要求	包括故障隔離、最小最大容差參數、故障間隔的平均時間、環境條件等。服務水平預期和滿足這些預期可能會被納入並監控，以便在必要時向供應商提供全額付款或確定百分比降低，以鼓勵成功績效。
合約交付項目	列出所有硬件，軟件，系統/解決方案和紙質交付項目，例如 QA/QC 計劃，配置控制計劃，測試計劃，IV & V 計劃/報告，每月狀態報告，風險評估計劃，項目/里程碑計劃，甘特等。包括到期日，數量，任何所需格式，媒體（紙張，電子，CD，DVD 等），在到期時，由誰/地點提交，當日機構必須審查/接受。
標準/特定/指令	包含所有必需的機構/VITA/COVA/聯邦、商業或行業、SEI 流程標準、IT 可訪問性/ 508 合規性、HIPAA、環境、包裝、尺寸、格式等，並指定這些是否可供查看或作為附件。請務必包含任何基準圖或規格，技術術語詞彙表，組織圖等。請務必不要忽略或排除此 URL 中的相關聯邦標準： https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-標準/
政府或供應商規定	指定英聯邦將向供應商提供的任何設備，設施，材料和資源，或反之亦然以履行合同。包括提供日期、傳送要求和退貨程序。
項目時間表要求／執行期間	提供整體期限和里程碑時間表（或向供應商要求將包含在任何結果合約中的建議），並具有預期或明確的日期（日曆或「批出後的日期」）。將專案規劃和里程碑降至最低水平，以最佳監控效能狀態。考慮任何可能影響里程碑和整體排程的專案相依性。
演出地點	如果不是供應商地點，請註明外部處所的位置和時間百分比；包括供應商的會議出席率。如果演出在 VITA 舉行或其他授權的用戶位置，具體出席期望，背景檢查，辦公室訪問等。
特別/主要人員要求	如果要求供應商提供關鍵人員的履歷，則這些個人可以在最終談判的 SOW 中命名，並要求代理商在合約期內任何替代人的書面批准。然後將所有這些語言包含在徵求中。如果某些人員是專案成功的關鍵，請特別命名他們，並指定他們將被替換的方式以及他們因任何原因離開專案的時間。
定價類型	確定表現將基於時間 & 材料和/或固定價格；但實際定價表將是合約的獨立展示。
技術聯絡點	提供指定項目經理和/或技術代表的姓名和聯繫信息，並在履行合約期間視需要通過合約修改進行更新。
任何特殊保固要求	請確保這些條款不會重複合約文件中其他位置的任何一般保固條款。
安全性和/或訪問要求	包括所有機構/VITA/聯邦實體存取和資料存取（硬拷貝和電子版）和託管要求。VITA 安全要求位於此網站： https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-政策-標準/ 如果適用於 IT 採購，則應在 SOW 中引用它。與您的 VITA AITR/專案管理代表就此進行對話對於建立任何這些要求至關重要。
企業雲端監督 (ECOS) 要求	檢查用於發布此 SOW 的 VITA 全州合約。如果是不雲端服務或軟體即服務 (SaaS) 合約和DOE 不包括所需的雲端/SaaS 條款，或合約範圍DOE 不授權和產品清單DOE 不包括 SaaS 產品，聯繫在進一步確定下一步之前，請 scminfo@vita.virginia.gov。如果合約DOE包含所需的雲端/SaaS 條款，請聯絡enterpriseservices@vita.virginia.gov以確定特定的 SaaS 產品是否已獲得ECOS批准並確定後續步驟。

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