第 12 章 - IT 採購的工作說明

12 .3.1 以解決方案為基礎和複雜的 IT 採購

基於解決方案的 RFP 要求供應商針對機構已確定的問題和要求提出 IT 業務解決方案。以解決方案為基礎的 RFP 簡要說明業務需求，描述要解決的技術問題和/或提供最低規格要求。使用以解決方案為基礎的 RFP 允許為技術主題專家的供應商利用他們廣泛的市場知識、創造力和資源，提出創新性價比高效的技術解決方案。以解決方案為基礎的 RFP 可要求供應商只為部分業務問題提供解決方案，或提出高級概念型解決方案，這些解決方案根據供應商提供的詳細要求組合進行評估。

由於規格和要求的性質上，設定了限制，從而消除或限制供應商可以在其建議中包含的項目或解決方案。應撰寫技術規範，以鼓勵，而不是阻止競爭，以符合目的和預期的技術解決方案尋求整體經濟性的一致性。然後，代理商能夠識別技術解決方案，而不是特定的產品或服務，這些解決方案最能滿足其技術或業務需求。何時使用解決方案型採購的決策過程中包括執行風險分析，專案團隊解決以下問題：

• 技術業務問題是否為我們與供應商之間提供相互利風險分享的機會？
• 哪些因素可能會顯著影響我們按時和預算內完成項目的可能性？
• 是否可以平等地評估提議的解決方案？
• 是否可以根據整體擁有成本分析來評估解決方案，其中包括支持建議解決方案和其他財務選擇的預期成本？

準備以解決方案為基礎的 SOW 時，某些元件將與非解決方案為基礎的 SOW 不同。以解決方案為基礎的 SOW 應包括：

• 該機構的組織背景和當前的業務環境，
• 與項目、法律或業務授權相關的程序和程序的特定清單，
• 任何項目程序或流程文件，
• 項目的資金來源，
• 清楚地定義機構目前的技術環境，包括所有目前正在使用的硬件和軟件，可以使用或應該用於滿足項目需求，
• 要解決的業務或技術問題的定義，但不是對所需的解決方案或問題的定義以所需的解決方案而定義，
• 描述正在尋找的技術產品、服務或解決方案特性的規格。

使用技術問題來推動規格，而不是在徵求中包含強制性要求。目標是邀請最大的合理競爭，同時為聯邦提供最佳技術解決方案。在招標中向供應商提出問題以推動需求，例如：“該產品的行業標準是什麼？您的產品DOE符合或超過該標準？” 建議的確定回應，如經談判，將成為合約中最終 SOW 的一部分。