2 .2 資訊科技採購的關鍵因素
聯邦可以通過使用智能採購和合約策略來最大限度地提高其從技術獲得的價值，並降低供應商和技術失敗的風險。以下列出了 IT 採購和合約策略的範例，以緩解一些潛在的 IT 採購困難：
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挑戰 |
影響 ／ 風險 |
應採用的 IT 採購原則 |
IT合約方法緩解 |
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業務功能的複雜性，技術和法律問題使採購變得很長而困難 |
預期並防止從商業、技術或法律角度而言的重大遺漏 |
使用結構化的 IT 採購流程，該流程提供了一個框架，以確保所有領域都是篩選和選擇過程的一部分 |
起草一份清晰易用的合同，記錄業務關係，僅包含強制性和專門的 IT 條款和條件以及交易的本質 |
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產業整合 ／ 專利供應商 |
關鍵產品由強大的供應商提供 |
使用以解決方案為基礎的請求，專注於業務問題和解決方案，而不是技術規格或要求 |
採用有意義的服務水平協議 (SLA) 和業務績效承諾和衡量來監控解決方案繼續滿足業務需求 在合同中指派獎勵 ／ 補救措施，以鼓勵供應商績效 |
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產品和解決方案是無形資產 |
難以指定和評估產品 |
參與評估流程，涵蓋成功 IT 解決方案所需的所有領域：業務、技術、法律和財務 在評估團隊中包括主題專家（中小企），他們只會評估其專業領域 提供合約模板，並不在選擇後準備 將提供者對合約模板的回應納入評估的一部分 |
使用強大的保固語言，並提供重大商業補救 重視知識產權和替代方案，以確保使用，訪問和轉讓給其他聯邦實體的權利 |
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快速和計劃的過時 |
已過期的版本 新進入市場 |
進行市場調查以評估市場風險 根據價值成本比例進行評估 在評估中包括總生命週期成本 |
將合約承諾與提供解決方案相關聯，而不是產品 在適當的時間內提供版本和升級支持 |
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出口的重大障礙 |
客戶被鎖定在產品或服務中 |
確保評估和合同談判是堅強平衡決策過程的承諾的一部分 預測過渡 ／ 退出策略 |
提供系統資料、備份；工作產品的所有權或工作產品的永久授權，包括執行系統/解決方案所需的第三方產品 為代理商提供強大的過渡/退出計劃 |
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IT產品與服務的複雜性 |
由於所需 IT 產品或服務的複雜性，很難從價值解決方案中選擇最佳方案 |
在團隊型流程中進行協作，以確保所有必要的要求都得到適當的評估 解決所有項目，安全性，數據隱私和成本風險因素 使用數據驅動的評估流程來合併許多不同的觀點 |
根據解決方案訂立合同，而不是購買特定產品或版本 包括防止產品分割或捆綁的保護 包括風險緩解項目活動和合約語言，以符合風險潛力 |
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IT必須支援業務功能 |
評估標準專注於業務價值和需求；而不是規格驅動的流程 |
使用以解決方案為基礎的請求，專注於解決業務問題並激勵供應商提供解決方案，而不僅符合技術規格 |
包括有意義的 SLA 和績效承諾和措施，以監控解決方案繼續滿足業務需求 在合同中指派獎勵 ／ 補救措施 |
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採購的解決方案非常相互依賴 |
完整解決方案沒有責任 最弱的部分將推動您的風險概況 |
全面檢視解決方案的供應鏈 獨立和集體評估供應商和組件的解決方案強度 |
為主承包商提供表現責任，同時也允許聯邦聯邦與分包商聯繫以維持服務 |
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合同必須保護聯邦數據和系統 |
妥協敏感的聯邦數據 未經授權禁用聯邦數據和公民服務 |
了解採購 ／ 專案的資料敏感度 與您的企業主，項目經理，信息安全主任和其他中小企合作 |
包括保護合同條款，以涵蓋數據隱私和安全性。 要求供應商執行特定行動，具有特殊保險保障，並遵守聯邦數據、架構和安全標準 要求供應商在獲得獎項之前，要求供應商對其雲解決方案（SaaS 應用程序）進行安全評估 如果採購的是軟體即服務，VITA SCM 有雲條款可用 機構可透過電子郵件查詢：scminfo@vita.virginia.gov |
結構化的 IT 採購流程提供了一個全面的框架，以確保機構：
- 預期並防止從商業、技術或法律角度而出現的遺漏
- IT採購流程的成本和資源是適當的，並且有效部署
- 在選擇解決方案之前，需要重申支援 IT 採購的商業案例
- 透過整個 IT 採購流程中使用者群體的參與，可以衡量高階主管對新系統或技術的全面認可
無論預期的 IT 採購的性質、規模、成本和複雜性如何，以下 IT 採購核心原則均適用：
- 使用結構化的招募流程，其中包括多個複雜的領域，例如法律，技術，商業功能，財務。
- 採購應該是一種資料驅動的業務流程，它將多個領域之間的擔憂整合並平衡。
- 合約成立和談判是決策過程的一部分。在招募中包括適當的合同至關重要。如果供應商未承諾通過談判過程為聯邦提供價值，則應對供應商進行相應的評估。
- 商業需求必須在招募要求和任何工作聲明中支持。減少對主要係統/解決方案的規範驅動的招標的關注，並編寫針對 IT 供應商提供創新且具有成本效益的解決方案的結構化招標。
- 採購評估流程應包括全面的成本分析，其中包括總擁有成本和所有成本組成本（包括維護），而不僅僅僅是軟件或硬件的價格。
- 長期問題，例如過時、技術更換和兼容性，必須是評估、談判和決策過程的一部分。
- 在選擇特定的 IT 解決方案或供應商之前必須進行談判。
- 在評估和談判時，必須考慮無形權利、軟體所有權及其他關鍵條款和條件。
- 風險分析和衡量必須考慮聯邦系統/數據的安全性和聯邦運營的連續性，以及解決方案和/或供應商對聯邦保護聯邦資產和不中斷服務其公民的能力的潛在影響。
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