第 2 章 - 資訊科技採購有何不同？

聯邦越來越依賴數據、系統和通訊，這些資料將資訊和服務提供給其公民和利益相關者，包括與其他聯邦、州和地方機構整合並共享數據的系統。

我們對技術的依賴，需要採購專業人員使用高效且可重複的採購和項目相關流程，符合 VPPA、行業最佳做法、聯邦安全、資料隱私、項目管理和其他技術標準；並在遵守聯邦預算和戰略技術計劃內，仔細考慮及時仔細分析和緩解技術風險。

IT價值的增加意味著聯邦及其向公民提供的服務的風險也相應增加。聯邦 IT 採購專業人員必須評估這些風險，並調整機構 IT 策略和成果以符合業務目標。IT 採購專業人員的角色和職責正在發生根本性的變化——從商品購買者轉變為談判者，從交易訂單下達者轉變為策略 IT 解決方案經理。

VITA 的技術採購流程不僅包括採購和購買 IT 產品和服務。它包括規劃；制定要求；遵守聯邦和聯邦，技術標準或法規，評估風險因素；準備徵求，評估，批准和合同文件；批准，正式接受和接收交付項目；付款；庫存跟踪和處置以及批出後供應商績效和合規管理。無論所需的技術產品或服務是由機構根據其授權採購、透過全州合約採購還是由 VITA 採購，工作流程基本上都是相同的。以下是購買任何技術時需要考慮的一些事項：

• 確定技術業務需求以及最能滿足這些需求的技術產品、服務或解決方案，同時確定生命週期成本控制並與機構的 IT 策略計畫保持一致。
• 確定企業主的技術、功能和績效要求，並確定如何透過結構化採購實現這些目標。這將需要機構採購人員或 VITA 人員與利益相關者會面，以幫助確定需求、制定要求並提出可用的技術解決方案。
• 制定描述所尋求的技術產品、服務或解決方案特性的規格。除了可接受性和價格外，應考慮產品或系統的適合性以及整體成本效益。根據其性質，規格設定了限制，從而消除或限制供應商提出替代解決方案。草擬技術規範需要在包含足夠的細節，以確保供應商的適當回應，以及鼓勵競爭，而不是阻礙競爭之間取得平衡。目標是邀請最大的合理競爭，同時為聯邦提供最有價值的技術解決方案。
• 向許多潛在供應商尋求競標，建議或報價，並小心遵守弗吉尼亞公共採購法案，為小型企業和本手冊設定的最低限額。
• 評估投標或建議，以確定技術產品、解決方案或服務的預期用途和生命週期的整體經濟性
• 根據弗吉尼亞州公共採購法案和本手冊制定低風險、合法健全且足夠的技術合同，以保護聯邦及其資產和數據。
• 在正式接受和付款之前，接收/測試技術產品、解決方案或服務，並確認它符合合同的要求，並提供預期的技術解決方案。