24 .3 報名前活動
24 .3.1 組合採購項目團隊（PPT）和評估團隊（ET）
在處理複雜的 IT 採購時，創建各種利害關係人和觀點的 PPT 和 ET 非常重要。這些人為制定合適的 RFP 提供意見和指導；參與提案評估和/或後續的談判策略規劃。下表列出了 VITA 對「關鍵」 PPT 和 ET 成員及其在 RFP 過程中的角色的建議。評估可能需要其他參與者（例如技術、功能、合約、法律、財務專家）參與評估，他們可能不包括在實際採購項目團隊中，反之亦然。根據專案的類型和複雜性，採購單一聯絡點 (SPOC) 和企業主可能會選擇不將某些採購項目團隊成員納入評估過程和/或談判中。然而，建議在評估團隊中代表這四個專業領域：業務領域，技術領域，法律領域和金融領域。
主要採購項目團隊（PPT）和評估團隊：
企業主（代理商/客戶）：
- 負責項目的「為什麼」的理由。
- 識別產品或服務的業務或功能需求。
- 確保遵守 VITA（採購治理審查 (PGR)）、專案管理和/或專案治理流程和程序，適用於專案的複雜性和美元價值。請參考： https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/。如適用，請聯絡 VITA 供應鏈管理部門採購人員討論參與專案事宜： scminfo@vita.virginia.gov
- 與業務需求相關的文件背景，範圍和信息。
- 識別專案可用的聯絡人名稱和潛在資源。
- 識別並記錄整體目標、重要事件和時間範圍。
- 獲得採購項目承諾，贊助和資金。
- 提供意見和項目責任。
- 協助團隊制定功能和技術要求和評估計分卡。
- 與 VITA 企業架構、資料標準、安全性、企業雲端監督服務 (ECOS)（如適用）以及專案管理小組及其自己的資訊安全官 (ISO) 進行協調，將適用的 IT 標準和政策納入專案/採購的強制性要求或促進任何豁免或例外流程。
- 作為評估團隊的一部分參與。
- 確定談判目標並參與談判。
- 與指定的採購負責人合作，確保遵守維吉尼亞州公共採購法、VITA 採購政策和指南以及任何 VITA 審查流程。
- 專題專家（中小企）
- 負責採購決定的「什麼」方面。
- 開發並記錄 RFP 的技術要求和規格。
- 協助採購人員制定評估標準並確定必需要或強制要求。可參與提案評估和確定供應商短名單。
- 為聯邦僱員的中小企可參與評估和供應商選擇。非聯邦僱員中小企可能會向 ET 提供信息，但無法得分。
- 可協助企業主/客戶進行評估階段測試/先導計劃。
指定的代理採購主管或採購專家單一聯絡點（SPOC）：
- 負責採購決定的「誰和如何」方面
- 領導採購流程。
- 促進所需的保密性、利益衝突和/或不披露合規性和文件。
- 協調對 PPT 和 ET 的平等存取權，並在提交提案前供應商所需的數據和信息進行閘管理。所有供應商通過 SPOC 傳達與 RFP 相關的所有信息以及與 RFP 相關的所有問題。執行指導委員會通過 SPOC 傳達所有信息。
- 通過提供模板等，提供預先建立的工具和流程（即 RFI，RFP，合同等）。
- 由企業主和中小企業協助制定採購項目計劃。
- 促進 RFP 開發，協助記錄要求和評估標準，確保包含所有法定合約條款，並且對於 VITA 以外的機構，確保完成主要和委託採購的 SCM 最低要求矩陣。
- 完成 RFP 套件，並在 eVA 中發出/發佈 RFP。
- 更新執行指導委員會及/或 PPT 和 ET 進展
- 促進提案前會議（如果舉行）。
- 促進評估過程，以確定供應商的短名單。
- 領導談判過程。
- 確保遵守 ECOS 政策（如果適用）。
- 提供財務分析和績效管理支援。
- 確認並證明供應商在批出前遵守相關法定要求等。
- 供應商有責任滿足供應商採購和分包計劃的要求，包括供應商與供應商採購和分包計劃中的計劃支出的差異、供應商無法或拒絕證明遵守計劃 - 或對於 VITA 全州合同，未能在合同履行期間通過供應商報告系統 (SRS) 向 VITA 報告每月支出信息。
- 維護合約形式協議，並為 VITA 協調與 VITA 的 SCM 政策和治理以及執行經理的合約問題。
- 準備合約以執行並更新合約資料庫。
- 舉辦合同啟動/迎新會議。
- 對於 VITA 全州合同，VITA SPOC 有助於創建 eVA 目錄。
SCM 合約風險管理：
- 提供有關合約問題的 RFP 審核/批准和指導。
- 負責遵守維吉尼亞州法律和 VITA 政策要求。
- 負責適用於雲端採購的 ECOS 政策和流程的遵守。
- 負責 RFP 流程和相關文件的「合規」方面。
以關鍵字或常用術語搜尋手冊。