24 .5 準備報名
24 .5.12 完成 RFP 套件
一個全面的 RFP 包,包括所有附錄將由 SPOC 在其他 PPT 成員的幫助下組裝。中小企將提供完成的 RFP 的技術要求部分,並參與已完成的 RFP 的最終審查。企業主應提供已完成的 RFP 的業務和功能要求部分,並參與已完成的 RFP 的最終審查。SPOC 負責完整、全面的 RFP 套件。在發佈前完成 RFP 包裹時,SPOC 必須:
- 檢討中小企和企業主提交的 RFP 部分,以確保提供的準確性、完整性和清晰度,確保 RFP 的整體質量。
- 起草 RFP 的其餘內容,包括一般條款和條件以及 VITA 的 IT 特定條款和條件。
- 選擇並包含適當且經批准的 VITA IT 合約範本。
非 VITA SPOC 應使用其機構的合約格式,直到他們接受 VITA 合約範本使用培訓或請求 VITA 協助進行範本培訓。要求各機構對需要 CIO 批准的重大專案使用「VITA「重大」技術專案最低合約要求」矩陣,並強烈建議在所有委託的 IT 採購中使用它。該矩陣可在 SCM 的網頁上找到,位於以下位置: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/。
(注意:請務必附上聲明,指出任何供應商向 RFP 和條款和條件應排除任何有關責任條文的例外情況或建議的語言修訂。僅在談判時向供應商要求。)這項要求是由於 § 2 .2-4302 .2 中的以下語言而導致:
「如有關第 2 .2-2006 條所定義的資訊科技建議,公共機構不得要求提案人在提案中說明提案請求中所載的任何責任條文的例外。接著,須與所選的每位提出者進行談判。提出者須在談判開始時以書面形式說明建議申請中所載的責任條文的任何例外情況,而該等例外情況應在談判過程中考慮。」
- 將完整的最終 RFP 草案包發送給適當的內部、VITA 或其他審查者/批准者。
- 領導 PPT 進行 RFP 和所有附件的最終審查。
- 完成並完成 RFP 套件,包括所有附件,該套件應準備好發行等待執行指導委員會批准(如果需要)。
- 開始記錄談判策略規劃的問題。
以關鍵字或常用術語搜尋手冊。