第 25 章 - IT 契約形成

25 .7.2 主要及委託代理人採購的要求

希望獲得 CIO 批准簽發 IT 合約（或招標）的機構必須包含附錄 A 中題為「VITA 對「主要」技術項目和委託採購的最低合約要求」的電子表格中所示的最低要素，方法是按照連結進入相應的 VITA SCM 網頁。

本手冊是根據 § 2 .2-2012 " A 所提供的指令來源。CIO應制定採購各種資訊科技的政策、標準和指南”，因此，維吉尼亞州總務部採購和供應部供應商手冊DOE的規定不適用於IT合約。 當 VITA 將技術採購權力委託給某個機構時，應從該機構的合約文件中刪除任何與本手冊相衝突的語言。

進行《維吉尼亞州法典》第2 .2- 4303.01條定義的「高風險」採購的機構必須將招標書和由此產生的合約提交給 VITA 和該機構的總檢察長辦公室 (OAG) 代表，以供審查條款和條件。審查將在 30 工作日內進行，並將包括評估合同是否符合適用州法律的程度，以及評估合同條款和條件的適當性。這項檢討還將確保在不符合合約的績效指標時使用明確且可衡量的績效指標，以及罰款和激勵措施。

在授予高風險合約之前的合約規劃階段，各機構必須聯繫 VITA 的供應鏈管理部門 (SCM)： scminfo@vita.virginia.gov 。SCM 將協助機構準備和評估合同，以及確定和準備所需的績效指標和執法規定。

VITA 建議，所有提交給 VITA 或 CIO 審查和批准的招標和合同，或委託給機構而無需 VITA 或 CIO 批准的招標和合同均應具備以下特質，以縮短機構的周轉時間：

• 避免排版、拼寫和格式錯誤。

• 避免重複和衝突的語言/術語。

• 包括弗吉尼亞法典和任何聯邦下流要求所要求的所有強制條文。

• 包括構成整份合同的所有文件展示。

• 如果有必要的話，已經經過該機構的 OAG 代表的審查。

• 以微軟 Word 格式以電子方式提交給機構當時指定的 PMD 代表。

• 所有提交給 VITA 審查的招標和合約都必須在附錄 A 中包含一份由機構完成的矩陣版本，作為與合約分開的文件，以方便 VITA 審查。

此外，所有需要 CIO 批准的最終合約在提交給 VITA 之前必須經過該機構的 OAG 代表的審查。機構可以通過電子郵件發送要求至：scminfo@vita.virginia.gov 以尋求協助制定技術合約。