第 25 章 - IT 契約形成

25 .7.3 促進供應商績效的要求

《維吉尼亞州法典》 2 .2- 2012 (E) 條規定：「如果 VITA 或任何經 VITA 授權的行政部門機構選擇按照任何類型的一攬子採購協議採購個人計算機及相關外圍設備，而根據該協議，公共機構（定義見 § 2 .2- 4301 ）可在競爭性採購後從任何供應商處購買此類商品，但無需由使用機構或機構進行單獨採購，則公共機構應制定基於性能的設備選擇規範。

所有 IT 合約都應促進供應商績效的卓越發展。測量供應商作為合同的一部分的表現，結合機構對供應商的績效管理，將為聯邦和納稅人提供更大的價值。為了強調供應商合約履行的卓越性，VITA 建議所有 IT 合約都應包括以下內容：

• 機構和項目績效期望和目標。

• 有系統地收集和使用有關供應商在合約期間表現的持續性能數據的程序。

• 具有定義時間範圍的問題解決和/或升級程序。

• 與供應商績效相關的內置激勵/補救措施。

• 獨特且可衡量的效能指標

• 如果不符合合約表現指標或其他合約條款，應採用明確的執法條文，包括罰款和激勵措施。

在合約談判期間，與供應商合作建立合作計劃和可衡量的目標，以減少雙方的行政負擔，同時確保供應商績效和價值。將協商目標納入合同中。始終將代理商對供應商的表現滿意度作為合約期間的持續衡量。

所需的績效資料類型將由採購類型決定。例如，維護支援合約需要一份服務層級協議，其中包含供應商服務績效的每月報告，以便利用百分比折扣將補救措施與付款結合。解決方案和實施導向的採購應包括連續里程碑或交付項目提交，以及針對準時交付和/或接受標準的裝備補救措施。對於與加值經銷商 (VAR) 簽訂的合約或現成的 IT 商品採購，可用性和交付可能是績效驅動因素。有關更深入的討論和有價值的指導，請參閱本手冊的第 21 章「以績效為基礎的合約和服務水平協議」。

如果代理商的採購是第 2 .2-4303.01 條所定義的 " 高風險合約 "，則在未滿足合約履行措施時，該招募和產生的合約必須包括明確且可衡量的供應商績效指標，以及明確的執法條文，包括明確概述罰款和激勵措施。以下語言應為您的項目定制，並包含在高風險合約的招募和合同文件中：

" (您的代理商名稱) 已制定一套供應商關鍵績效指標 (" KPI ")，並附於本合約，並以參考為附件 XX。供應商同意根據 KPI 遵守本合約下的義務和履行其義務。供應商未能符合 KPI 的補救措施載於附件 XX。

供應商和（您的代理商名稱）同意在本合約生效日後的 30 日曆日內會面，以列明每方的方法和指定人員，以提供、收集、監察和報告 KPI 績效數據以及互相同的激勵和補救措施。供應商同意在本合約期間每六個 (6) 個月不少於每六個 () 個月提供一份關於其關鍵績效報告（您的代理商名稱）。供應商的報告必須包括其 KPI 表現與同意的目標進行比較，以及如供應商發生任何缺陷，則必須提出建議的補救措施。供應商將整體報告合約的 KPI 表現，以及每筆訂單或 SOW 超過 $ 1,000,000。任何供應商不遵守的情況將記錄在供應商的合約檔案中，並與合同利益相關者共享。供應商進一步同意，供應商履行責任的任何降低或失敗，可能導致未續約、為方便合約而終止或因違反合約而終止。VITA 將享有法律賦予的一切權利和補救措施。 」

KPI 的目標是提供參考，以確定供應商採購是否成功，通過為供應商提供分散、可量化和可衡量的績效指標。以下指標為範例，應根據機構的特定採購類型和目標進行定制：

" 展覽 XX 主
要績效指標

（用於商品/產品類型採購）

• 所有訂單按訂單或 SOW 中指定的準時交貨。
• 訂單或 SOW 上列出的產品/貨物與交付給 VITA/授權使用者的產品/貨物在數量、品質和狀況上的匹配率為100 %。
• 在一個日曆年內交貨的商品中不超過 20％（XX%）被視為有缺陷或未通過驗收測試。

（適用於服務類型採購）

• 供應商在期內的每個月獲得所有授權用戶的整體滿意度達到 20％（XX%）。
• 供應商維持服務正常運作時間為每月至少 20% (XX%)。
• 供應商在一小時 (1) 內回應所有未計劃的服務停機時間的情況。
• 供應商每個月符合所有授權使用者的所有里程碑交付項目。
• 對於供應商託管的授權服務，供應商符合本條款的所有報告要求。"

機構應考慮以下問題，並根據招募中包含的內容納入合同，並 (如適用) 與供應商談判的內容納入合同中：

• 專案需要什麼樣的DOE （產品規格、服務週轉等）才能滿足最終使用者的需求？ " 成功的項目會是什麼樣子？"

• 供應商必須多快修正每個故障？如果供應商DOE未能在規定時間內糾正故障，該機構可以採取什麼補救措施？

• 將實施哪些測量和執法工具和流程，以確保能夠衡量和強制執行性能？

• 機構需要哪些經濟或其他激勵或補救措施？

• 如果供應商未履行其服務水平的義務，代理商是否有能力退出合約而不受罰款？

• 當代理商試圖採購新供應商時，供應商提供 " 過渡服務 " 對代理商來說有多重要？