第 26 章 - IT 契約談判

準備，風險分析，談判策略和角色分配完成後，是時候與供應商進行談判。建議該機構與一家以上的供應商談判，認為具有完全合格，並且最適合提交建議的供應商。通知供應商正在與其他人進行談判，可能會有幫助，但切勿命名競爭對手。雖然每次談判都是獨一無二的，但有一些常見的做法應該遵循。

• 為會議準備議程。項目可能包括介紹、供應商簡報、問題識別、共同基礎、談判主題、問題解決和總結。在會議前將議程發送給所有參與者。
   
• 與合適的人談判。確認您會面的供應商代表有權作出決定並承諾其公司遵守協議。
   
• 避免快速和急促的談判。通知供應商有關內部截止日期或限制，否則除非已評估可能的影響和優惠並納入談判策略中，否則該機構的最大利益。
   
• 以書面確認所有要求，期望和供應商承諾。這些基於徵求和供應商的建議。將這些內容納入您最終合約的一部分。
   
• 使用機構核准的合同表格。根據需要自定義代理商的合同模板，進行最終談判。請勿允許供應商提供合約表格或任何起草協助。
   
• 使用一致的術語。確保所有方都使用相同的術語，以避免衝突和誤解。
   
• 鎖定要執行的工作範圍。請務必包含供應商要滿足的服務、相關成本以及所有效能等級。大多數 IT 供應商都願意協商基於績效的標準。所有客戶要求以及供應商計劃如何滿足這些要求，都應完全協商並納入合同中。
   
• 爭取 " 雙贏 " 談判結果。在談判中要靈活，並願意在不重要的點上屈服。採購代理商的談判策略應確定關鍵和非關鍵的談判點，以及應該為每個商務帶來的價值。在正確的地方獲得優惠。與供應商的參考人員交談，了解供應商在他們的談判期間遇到的困難點。例如，如果已知供應商對其服務定價不靈活，請在其他領域獲得優惠，例如許可費。策略性規劃您的衡量。
   
• 保護您的機構和聯邦的利益。對合同進行徹底審查，包括法律審查。如果可能，請同行和律師在談判前和談判期間提供意見，以減少談判完成後重新工作的可能性。
   
• 不要賣得不足。若要設定實際的定價目標進行談判，請進行市場調查或聯絡供應商的其他有/擁有類似項目的客戶，以取得其定價協議。
   
• 使用付款作為槓桿。根據某些績效里程碑和代理商的書面正式接受協商供應商付款。與里程碑相關的付款可為供應商提供激勵，以確保專案符合時間表、價格以及解決方案、服務或產品接受要求。在機構完成測試，確認系統符合所有性能要求並能在生產模式下使用後，才應發放最終驗收費。
   
• 識別合約中的關鍵人員。如果所提供的解決方案包括對專案成功至關重要的主要供應商人員（專案經理、技術人員等），請確保在合約中清楚識別他們。請確保合約包含語言，要求代理商必須核准對供應商人員的任何變更。
   
• 考慮項目的未來需求。代理商的需求可能會隨著時間而改變。未來額外座位的許可費用應包括在作為初始合約的一部分談判的任何批量折扣中。談判這些問題和任何其他可預見的事項的時間是在簽訂合同之前。
   
• 保護聯邦的投資。保護 IT 投資應涵蓋專案的整個生命週期（即總擁有成本），並應給予適當的談判考慮。機構應協商的供應商支援，包括保固後維護和支援，以及出現某些不可預期事件時的源代碼可用性和存取，以及合約後轉換服務。根據構成 IT 專案的硬體和/或軟體元件，這些單一元件的壽命可能為 2 到20年不等。建議：
   
• 協商保修後維護和支持的條款和價格。
   
• 協商將軟件源代碼放入核准的託管帳戶的條款； 
   
• 在供應商停止營業、破產、被其他公司收購或因任何原因提早終止合約時，協商招募供應商的技術人員以支持產品或提供過渡服務的權利。 
   
• 小心 " 常綠 " 條款。Evergreen 條款是自動續訂條款，可延長合同。有些供應商希望加入條款，如果供應商DOE在某個日期之前未收到合約終止通知，則自動延長服務協議期限。 雖然某些供應商提出這項政策作為客戶的便利性，以防止服務中的缺陷，但這也可能意味著代理商可能有義務為不再需要的服務付費。有關合同修改的法定指引，請參閱弗吉尼亞州法令 § 2 .2-4309。