第 27 章 - 軟體授權與維護契約

下列清單包含軟體採購的最佳做法，這些做法可能會增加效益：

• 定義要使用該軟件實現的目的、目前和所需的平台/環境以及招募和合同中的所有功能和技術性能期望。由於這些必須是全面且完整的，因此受影響的最終用戶應該成為任何項目規劃和購買前委員會討論的一部分。

• 供應商可能堅持代理商接受其標準軟件許可條款，但是應進行勤奮的談判。聯邦和 VITA 可能有強制性條款，接受供應商的標準條款可能會使聯邦面臨風險。您可以通過聯繫：scminfo@vita.virginia.gov 獲得軟件合約談判協助。

• 嘗試根據事件或里程碑分配付款。就像與家庭承包商合作一樣，如果稍後出現問題，一次支付所有費用可以減少代理商的槓桿。仔細地將所有付款對應到明確定的、預先協商的里程碑、服務水平和/或接受標準；包括確切的交付日期。

• 確保終止合約的政策和要求明確和書面。

• 拼寫一切。儘管這可能需要更多的工作，但在合同中將交付要求-產品在什麼時候執行的詳細信息。如果軟體DOE未如預期執行，則包括後果。 服務層級協議可能會說，每一個服務器停機時超過 24 小時，供應商將代理商信用 $ 1,000。

• 不要自動接受供應商提供的第一個價格。機構應在不破壞客戶與供應商關係的情況下努力實現更好的定價。如果這種關係不是正面的，代理商可能會在第一個合約期內確保良好的價格，承諾購買產品，然後在接下幾年或支援和維護服務中看到價格明顯上漲。持續努力降低價格。如果供應商無法或不會降低價格，請詢問其指揮鏈中的誰有權與該人談判和合作。提醒供應商，如果聯邦或您的機構採用新技術，其他州或地方政府客戶可能會跟隨。

• 代理商可以透過加入更大的買家群體併購買 VITA 全州合約來利用其購買力。這會增加供應商的潛在客戶，並可能導致價格降低。

• 協商多年合約以獲得百分比折扣。代理商應預計獲得最終折扣價格的 5% 至 15% 折扣。請注意不要將多年折扣與大量折扣混合在一起。多年折扣和數量折扣應單獨協商，並從原價中扣除。

• 清楚瞭解您的資料的權利。供應商應受保密協議約束。在合同終止時，供應商必須以可用的格式返回所有聯邦或機構數據。

• 確保所採購的軟體授權為永久性且永遠不用完，包括在軟體合約結束時、維護費用到期或公司被收購或破產時。