第 34 章 - IT 契約管理

34 .1.0 一般合約管理

合約管理包括監督機構與承包商之間與合約履行有關的關係和義務。合約管理活動始於簽署合約或採購單。其目的是確保各方的表現符合合同協議的條款和條件。通常，每個合約中都會指派並識別一個合約管理員。

合約管理員必須了解該角色所期望的所有職能，這些職能基於機構的協議以及與特定 IT 合約的複雜性和要求相關。合約管理人應徹底熟悉合約的要求，並在合約交付後管理時，採購主管（買家/採購專家/合約經理）向採購主管（買家/採購專家/合約經理）諮詢。此外，合約管理員應與合同的供應商和項目利益相關者出席任何合約啟動或指導會議，並經常舉辦任何合約啟動會議，並在合同期間繼續與項目業主人/項目經理保持密切聯繫。

合約管理員必須確保合約管理文件的合約檔案或電子儲存位置是準確且完整的。合約檔案中的文件應包括但不限於：

• 簽署的合同和展品，
• 目前供應商的驗證、聲明和認證（即 eVA 註冊、SWaM 認證、SCC 在聯邦開展業務的授權、合約要求的安全計劃審計/認證或許可（如有）等，
• 所有合約修改和行動，
• 根據現行法例或行政命令要求的最終 SWAm 計劃合規報告（如有）
• 合同所需的保險文件
• 有關任何合約問題或問題的供應商和代理商溝通
• 可交付的傳送和驗收文件
• 政府和供應商提供的數據，信息，設備傳輸，
• 供應商績效或服務水平報告、評估和結果

如果在履行合約期間對任何一方出現任何索賠和爭議，可以訪問這些文件可能是至關重要的。因此，關於合約行動、供應商績效和代理商績效的所有文件都必須維護並存取至關重要。