34 .1 一般合約管理
34 .1.1 核心合約管理職能
一般合約管理有四個核心功能：監察合同合約合規、修改處理和管理、執行合約結束和進行合約退休。根據機構的程序和受管理合約的要求，每個核心職能下的子職能都會有不同的細分程度：
- 監控合約合規
- 出席 ／ 主持合約啟動會議
- 監控供應商認證和報告
- 保險 ／ 債券證書
- 法定證書（稅務部，聯邦禁制，遊行）
- 專業證書
- eVA 註冊驗證
- 小型 (SWAM) 企業證書
- SWAM 報告與合規
- 專案狀態報告
- 績效報告
- 銷售/使用報告
- 銷售/IFA 報告（僅限 VITA 全州合約）
- 監控 ／ 協調分包商核准
- 監控交付項目和接受
- 運輸和運輸
- 專案里程碑交付項目
- 軟件和紙本交付項目
- 服務和產品交付項目
- 書面接受批准
- 監控供應商績效
- 服務等級
- 時間表
- 預算
- 主要人員
- 項目/業務程管理
- 監控供應商保固
- 協調 ／ 監控政府資料 ／ 財產的傳輸或存取
- 協調設施安全訪問和徽章
- 協調機密 ／ 不披露協議
- 監控發票和付款
- 加工
- 預算和項目核准
- 監控機構義務
- 預算可用性
- 資源可用性
- 維護續約
- 許可證跟踪和/或審核
- 機密或不披露承諾
- 角色和責任
- 依供應商依賴的核准
- 供應商依賴的資訊或資料
- 交付項目審查 ／ 接受截止日期
- 驗收測試截止日期
- 會議和培訓
- 必要的技術環境設置、安裝、升級和/或維護
- 網站訪問
- 處理糾紛、索償及解決
- 錄取、調查、跟進、結束
- 根據FOIA處理請求
- 修改處理和管理
- 合約條款
- 期限或終止
- 工作/新興
- 定價
- 範圍
- 行政變更
- 進行合約結束
- 最終供應商報告
- 最終交付項目
- 最終接受
- 最終物業報告
- 最終專利 ／ 版權報告
- 最終託管報告
- 最終付款
- 進行合同退休
- 更新機構/聯邦合約、投資組合管理或金融體系
- 檔案已關閉
- 檔案存檔以供保留
以上各項功能的監控和處理通常由合約管理員完成。根據機構的業務流程和程序，可能需要以電子方式和合約檔案輸入合約管理數據。此外，根據專案/合約的複雜性和規模，指派的專案經理、合約經理和合約管理員將共同合作，確保合同要求完成。對於數百萬美元或企業規模的合約，可能會將多位合約管理員指派給個別職責領域。
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