第 34 章 - IT 契約管理

34 .2.1 出席 ／ 主持合約啟動會議

參加合約啟動會議，在其中所有項目利益相關者都有所有合同方的利益。議程應包括每頁檢閱合約協議，包括主要合約文件和所有展品，以討論所有合約義務、績效期望、升級流程和初始項目計劃（例如時間表、報告、交付項目等）。這是確認雙方的技術和行政功能的聯繫人的時候。通常，合約管理員會協調這次會議，該會議應在合同批出後的 30 天內進行。即使會議由合約經理主持，即使會議是合約管理員的主持，也必須在此處。

合約管理人必須在會議前研究並熟悉合約文件，以便制定一個活動時間表，以確保合約雙方-供應商和代理商-合同合約的合同文件。某些機構可能有一組最少的功能，供合約管理員執行；但是，合約合規要求可能超過這些最低功能。成功的合約同樣依賴於批出後的管理，同樣依賴於書寫良好的工作聲明或嚴格的表現標準。可能有特殊的發票和付款條款，某些保險/債券要求，聯邦補助要求，非常的保密或安全問題，或具體的會議和報告要求。

合約管理的活動可能會分為專案經理和合約管理員，甚至與合約經理分割。無論機構如何委託合約管理職能的責任，都應有書面分配合約管理期望，並為每個職能提供指定的個人。每個受託人的活動將完成 " 整個 " 合約管理檔案，因此應需要檢查和平衡，並計劃在合約結束時整合管理檔案數據。換句話說，左手需要知道右手在做什麼，如何和從誰獲得重要的合約管理信息，並應進行質量檢查，以確保沒有漏洞，缺失活動或數據丟失。所有合同利益相關者必須提供合約管理的委託委派。