第 34 章 - IT 契約管理

34 .2.2 監控供應商認證和報告

合約管理員需要確保合約檔案包含代理機構、招募和合約授權所需的所有認證、註冊和/或授權。採購主管可能已在批出前取得這些資料；但是，合約管理員必須驗證檔案。這些可能包括小型（SwAm）企業認證，eVA 註冊驗證，現時獲得國家公司委員會在聯邦進行業務的授權，反遊戲認證，保險證書，債券擔保，聯邦或州退貨合規，電子驗證合規性，弗吉尼亞州稅務合規或付款時間表驗證等等。在合約有效期內，合約管理員應不少於每年進行驗證和/或續約。 

合約可能要求供應商每月提交行政報告，包括但不限於：SWaM 參與情況、專案狀態、績效狀態、銷售或使用情況，以及僅適用於 VITA 全州合約的銷售和 IFA 報告。合約管理員必須監控供應商的及時報告，以確保供應商符合合約規範。所有此類報告的副本應在合約檔案中或以電子方式提供。供應商未遵守其合約義務的供應商採購及分包計劃，可禁止或延遲任何續約。對於機構而言，該計劃可以稱為小型企業（SWAm）分包計劃。對於 VITA，該計劃將被稱為供應商採購和分包計劃。 

監控供應商在這個行政領域的表現時，以下是兩個「必要」： 

• 供應商必須遵守合約所要求的認證，在執行任何合約修改之前，必須驗證授權和報告，增加合約價值或範圍，或對供應商的任何利益或激勵。 
• 必須在合約檔案中保留任何不合規的細節記錄，並與合同利益相關者共享，他們可能會獨立衡量或收集供應商的項目總表現。 

 以下資訊可能有助於合約管理員針對上述問題的供應商驗證程序： 

• 在 eVA 網站上驗證供應商狀態退貨狀態： eVA 非活動供應商列表 
• 如果聯邦基金支持合同，請在聯邦網站上驗證供應商聯邦退貨狀態：https://sam.gov/content/home 
• 通過致電 804 -367-8380 或通過電子郵件來驗證供應商州稅務合規狀態（例如，目前沒有進行攔截）： Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• 根據機構的個人協議和流程驗證供應商 SWaM 報告合規性（僅限 VITA）驗證供應商銷售/IFA 報告合規性 
• 透過取得供應商目前註冊表和 SCC 識別號碼的副本，驗證供應商是否具有在聯邦開展業務的當前授權