第 34 章 - IT 契約管理

34 .5.3 檔案存檔以供保留

弗吉尼亞州公共記錄法規要求機構與弗吉尼亞圖書館的記錄保留和處置指令和公共記錄的要求合作。弗吉尼亞法典 § 42 .1-85B 條指出：

" B.任何擁有公共記錄的機構都應與弗吉尼亞圖書館合作進行調查。每個機構應制定並維持一個積極、持續的計劃，以經濟高效地管理該等機構的記錄。該機構應負責確保其公共記錄在整個生命週期內保存、維護和存取，包括在必要時間轉換和遷移電子記錄，以免因硬件、軟件或媒體過時或惡化而丟失資料。任何公職人員如轉換或移轉電子紀錄，都應確保該記錄是正確副本。轉換或移轉的記錄必須具有原始記錄的力量。"

合同管理員必須確保與合同和合同管理相關的所有紙質和電子記錄均按照弗吉尼亞州公共記錄管理手冊維護。