第 8 章 - 需求描述 - 規格與要求

有效的 IT 規範將具有某些特徵，包括：

• 簡單：避免不必要的細節，但足夠完整，以確保要求滿足其預定目的。
• 清晰：使用代理商和供應商可以理解的術語。盡可能避免法律類型語言和術語。在需要的情況下包括術語的定義，以減輕衝突的解釋，並與聯邦和/或機構特定的技術術語和定義保持一致。
• 資訊豐富：描述該機構對 IT 解決方案的期望狀態，包括用途和受眾以及任何技術/功能需求/限制、工作流程或資料流、與其他應用程式/系統的介面以及必須與 Commonwealth 或該機構的整體 IT 策略保持一致的遺留系統、平台、作業系統的架構。
• 準確：使用與產業標準相容的測量單位或性能。所有數量和包裝，交付和驗收要求應清楚確定。根據需要包括所有必要的州、聯邦和/或國家技術、專業、行業標準、規格和認證。
• 靈活性：避免不靈活的規格，這些規格阻止接受可能以更少的費用提供更高性能的提案。如果符合預期目的，請使用大致值（如尺寸，重量，速度等）（盡可能）。如果使用近似尺寸，否則除非徵求文件中另有說明，否則它應該符合 10% 的基本規則。

為促進所有供應商之間的公平和公開競爭，並鼓勵提供者準備創意和創新的建議，規範應盡可能一般地撰寫。IT 企業所有者和機構應避免透過以下方式編寫限制性要求/規範：

• 僅包括所需 IT 產品、服務或解決方案的基本要求。
• 避免限制或不實際的要求，例如非必要或過時的要求。
• 仔細檢查產品交付或項目時間表要求，以確保從供應商收到訂單到完成的交貨時間不過限制或限制。
• 定義要求，以促進並鼓勵供應商在可能的情況下提出標準、商業可用的產品、解決方案或服務。
• 不指定某個製造商特有的特定品牌名稱、產品或功能，除非作參考目的。
• 不要提早規定詳細的設計解決方案。
• 為供應商提供足夠的時間檢討技術需求、考慮要求，以及準備和提交建議。

準備規格時的首要考量之一應該是確定哪種規格類型最能描述所需的技術。規格有特定類型：標準、設計、性能或品牌。