第 8 章 - 需求描述 - 規格與要求

資訊科技 (IT) 規範是對客戶尋求採購的技術產品或服務的描述，也是對供應商必須準備提供什麼才能獲得獎勵的描述。規格說明材料、產品或服務的技術要求，並包括用於確定是否符合這些要求的準則。規格可能描述供應商必須符合的性能參數，或者可能提供要完成的工作或工作的完整設計披露。

規格提供了判斷供應商是否符合招募中的要求的要求的基礎。所採購的技術貨品或服務的性質將決定規格是否長或短，以及應使用哪種描述性格式。大多數規格都包含要求和質量保證規定的描述，並將徹底定義所需技術的最低要求。

規範是取得所需IT產品或服務的唯一途徑。規格構成合約文件的核心，該文件將在履行合同時管理所需貨品或服務的供應商，成為判斷合規遵循的基礎。良好的規格通過設定實際的最低要求而不是願望，促進全面和不受限制的競爭。規格亦應包含品質保證條文，以便確定供應商是否符合合約要求的方法。規格應清晰準確。如果要求不明確或留下解釋空間，供應商有權進行解釋，使其有利於自己的利益。一個好的規格應該：

• 根據業務需求。
• 強調性能而不是設計。
• 不需要產品或解決方案的預期用途不需要的功能。
• 確定所需產品或解決方案的基本特性。
• 不得由競標人/提出者書寫，或在潛在競標人/提出者的協助下準備。
• 利用商業現貨產品。
• 避免有利於特定供應商的要求。
• 在最大程度上允許競爭。
• 可量化而不是定性。
• 可以驗證。
• 不過高估品質，而是為目標的業務目的清楚地定義績效期望和需求。
• 避免使用 " must " 或 " should " 等單詞，因為這些詞會限制競爭，並通常排除提供新的創新解決方案的供應商。

規格必須始終清晰易懂。它們必須允許品質相等的產品之間進行競爭。規格可能包括有關購買品質性質的聲明，並應確定購買必須符合其預期用途的最低基本特性和標準。應確定性能要求或規格。規格控制：

• 產品的性能水平，
• 競爭的數量，
• 產品、解決方案或服務適用於要完成的工作，
• 在提出獎項和確定購買的最佳價值出價時所使用的評估方法。