第 10 章 - 一般 IT 採購政策

10.26 .3 提交建議書的提案格式

概念提案的提案格式。建議書應為能力、經驗和方法提供直接、簡潔的描述。不需要或不希望使用精心製作的小冊子和/或過量的宣傳材料。提交建議書的公司可能需要在主要人員參與的情況下，對其建議進行口頭演示。提交給 VITA 的任何提案都必須包含第 VI 部分（A）「概念提案提交格式」中要求的所有資訊。此外，除了「模型程序」的要求之外，所有提交的建議還應包含以下內容：

• 項目特徵：
  • 提案應包括足夠的數據、分析和信息，以使 VITA 確信該項目將按照 PPEA 的要求用於公共目的。
  • 提供有關該項目如何與弗吉尼亞州的技術策略目標相符的信息。
• 融資：
  • 建議書必須包含足夠的財務資料，以證明提案人的財務穩定性，以及提供資金支持項目的能力。
  • 擬議項目的財務計劃必須包含足夠的詳細資料，包括成本效益和稅務分析研究，以便進行分析可顯示擬議的融資是否可行。
• 參考文獻：
  • 每個建議書應提供三至五個由提案人成功完成的相關項目的參考資料。
  • 參考資料應包含以下資訊：
    • 項目擁有人/贊助商（企業名稱和地址）
    • 業主專案經理（姓名、電話及傳真號碼）
    • 項目摘要，預算和最終成本
    • 項目時間表（建議和實際）
• 訴訟或仲裁程序：
  • 每項建議應包括過去三年內所有涉及提議公司或其任何原則的訴訟和仲裁程序的清單和解釋。

詳細提案的提案格式。詳細的建議不應與概念提案中描述的技術方法或融資計劃明顯異。如果提議者在任何一個方面存在重大偏差，VITA 可能會以不合規為由拒絕該詳細提案。特別是，採納競爭概念建議的重要方面或特徵，通常會導致取消資格和拒絕詳細的建議。在詳細階段的任何時候，VITA 可能會要求提議者提供額外資訊、數據、分析或充分審查專案所需的任何其他資訊。如果有必要保護詳細提案中可能包含的其他機密專有信息，VITA 和提案人將根據需要修改先前簽署的機密資訊保護協議。

概念和詳細提案的要求。所有 PPEA 建議（概念階段和詳細階段）應遵循以下格式：

• 所有提交的提案應清楚標記為 " PPEA 提案。"
• 任何未經請求或徵求的建議，必須提交一份正本和五份 (5) 副本和一份電子副本。
• 對於所有未經請求的提案，必須向 VITA 支付相應費用。
• 封面必須包括提案標題、提議機構的姓名和地址、獲授權代表提案人行動的個人，以及其電話號碼、傳真號碼及電郵地址。
• 提出建議書的公司或聯盟的授權代表必須簽署該建議。
• 每個建議都應包括一份執行摘要，其中包括組織結構、公司規模、簡短歷史以及專業範疇的專業範疇，以及該公司符合建議項目所需的全方位服務和所需的全方位服務。
• 提案的所有頁面應連續編號。
• 該建議應包含一個目錄，其中按類別對照要求進行交互參考。
• 建議書的每份副本應在可行的情況下綁定或以其他方式包含在單一卷冊中。
• 所有聲稱保密的提案文件都應提交單獨裝訂且有明確標記的捲宗，以方便 VITA 審查並減少無意洩露的可能性。
• 所有 PPEA 建議應通過郵寄或親手遞交至：
  

  資訊長
  C/O VITA, PPEA Proposals
  7325 Beaufont Springs Drive
  Richmond, VA 23225