第 24 章 - 提案徵求與競爭性協商

附錄 C：RFP 流程檢查清單

步驟 #	流程
1.與客戶會面以確定他/她的需求。DOE成功是什麼樣的？誰將參加 ET ET？初步討論時間表。	√
2.進行市場分析，以了解可以滿足業務或服務的產品/服務/解決方案的認識技術需求。執行製造與買入分析。估計項目投資成本，包括 RFP 投資成本。	√
3 。分析 VITA 全州合同，確定是否可以透過全州合約採購來滿足業務或技術需求。全州合約通常提供比特定代理商合約更低的價格。如果沒有全州合約可用，請繼續執行步驟 3。	√
4.可以成立執行指導委員會來支援企業主確定的任何專案；然而，對於重大 IT 專案和大型企業採購，則需要一個執行指導委員會。執行指導委員會通常由企業主和高管組成。執行指導委員會將擔任諮詢角色，並可協助發展業務需求和要求。執行指導委員會不會參與評估過程。	√
5.判斷專案是否適合以解決方案為基礎的 RFP。如果確定為「是」，則 RFP 應包含指定「這是以解決方案為基礎的最佳價值 RFP」的語言。	√
6.創建採購項目/評估團隊摘要，記錄：成員的角色和責任，清楚了解 SPOC 作為主持人、聯繫人和協調員的角色，並獲得簽署的利益衝突聲明。	√
7.確定採購是否適合為 DSBSD 認證的小型企業預留，並且是否移除障礙和限制以鼓勵他們參與。	√
8.制定有關 RFP 的目的明確且經同意的聲明。這應該與企業主先前與 VITA ITIB 專案管理（即 ProSight）合作時制定的任何專案規劃章程/使命聲明保持一致。制定 RFP 的高層次大綱，並讓採購項目/評估團隊進行審查。	√
9.制定 RFP 的時間表。請參閱附錄 G.	√
10.根據第 8 章「說明需求：規格和要求」的指導方針制定解決方案需求或必要規格。	√
11.使用本章所述的指導方針，為提供的每個標準建立評估標準，包括清晰、簡潔的定義，以便協助團隊理解。對於所有超過 $ 100,000 的合同，將需要供應商採購和分包計劃。建立加權標準。	√
12.制定評估評分計劃，說明如何與評估團隊評估提案。	√
13.確定主要專案里程碑和交付成果，以建立供應商績效指標和/或付款。	√
14.識別在 RFP 中制定要求、規格和里程碑而需要處理和解決的任何技術、功能、安全性、機密性、資料保護、成本或排程風險，或確定供應商是否應該要求識別與其解決方案相關的任何風險，包括成本。所有採購利益相關者應合作和溝通，以減輕 RFP 差距（即採購、項目經理/企業所有者、資訊安全主任、功能/技術中小企）。	√
15 。利用 VITA 的 RFP 模板，VITA 採購人員應根據本章中規定的指導方針制定 RFP 文件。其他機構應使用自己的範本和 SCM 網站上「表格」部分下的「VITA『重大』技術專案最低合約要求」矩陣： https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ 直到他們接受了有關 VITA 的 RFP 和合約範本的 VITA 培訓。VITA SCM 可以提供額外的 SaaS 或 ASP 條款和條件。可以透過聯繫 VITA SCM 來取得諮詢和審查 scminfo@vita.virginia.gov。	√
16.確定是否將舉行提案前會議，以及供應商出席是否是選擇性還是強制性的。在 RFP 中包含有關提案前會議的信息。提案前會議可以通過電話會議進行。	√
17.與採購項目/評估團隊完成 RFP。檢閱 RFP 文件，以確保包含所有必要和特定的要求。設定提案提交截止日期。	√
18 。如有需要，可獲得 CIO 批准（請參閱手冊第1章，VITA 的目的和範圍。）	√
19.發行 RFP。在 eVA 中發布最少 10 天的報價。在合約執行地區的一般流通報紙張貼有關 RFP 的通知是選擇性的。針對較複雜的採購，請考慮較長的回應時間，以確保周到、徹底的回應。	√
20.回答供應商的問題。進行選擇性的提案前會議或電話會議，並在適當的項目團隊成員參與準備以回應供應商的問題。在 eVA 中發布重要答案。	√
21.如有需要，請修改 RFP。在 eVA 中的修訂後。	√
22.接收提案。	√
23.使用 RFP 中提供的評估和加權標準評估提案。	√
24.舉辦初始計分和淘汰賽。	√
25.進行任何供應商現場示範、演示或澄清會議。	√
26.根據評估，選擇兩個或更多供應商，認為是最完整合格和最適合的供應商。	√
27.進行談判並完成合同。	√
28 。獲得任何所需的審查/批准（CIO、OAG、其他）	√
29.批出合同。	√
30.準備完整的採購檔案。	√
31.在 eVA 發布合同批出通知。	√
32.如果有意向通知，採購文件仍在批出後的 10 天內仍然開放供查閱。	√
33 . 促進 eVA 目錄。	√

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