附錄 D：優質資訊科技申請書的內容
| 部分 | 部分 | 內容描述 |
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簡介 |
提供問題的陳述，並且必須足夠詳細，供應商能夠掌握導致 RFP 的業務問題以及可能導致問題的技術問題。 |
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提案說明及管理 |
包含供應商必須遵守的所有行政要求和信息，才能提交可接受的建議。本節包含採購的基本規則，從提交 RFP 到授出合約，並應包含以下類型的資訊：
如果指示不完整或不清楚，供應商可能會忽略重要的會議或里程碑。有些供應商可能會認為缺乏質量指示是項目團隊弱或項目衝突的跡象，這可能會影響主要業界供應商不提交建議。供應商未遵守 RFP 的行政要求可能會導致提案拒絕的原因。本節應提供明確的規則，以應對 RFP 作出回應，並讓供應商了解不遵守該等條款的罰款。 |
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3 |
提案格式 |
提供有關建議如何格式化和綁定以及所需的媒體（例如，紙本，CD 等）的詳細信息。包括一個表格，以顯示是否需要單獨提交各個提案部分；例如，技術性從成本，編輯等）是很有幫助。本節不應重複或與第 2 節中的提案指示衝突。 |
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4 |
現狀 |
準確描述機構的組織背景以及項目當前的業務和技術環境，以便供應商可以有效準確地提出解決方案，以適應或修改該環境以滿足新需求。目前業務環境的描述應包括受影響目前業務服務和流程的所有用戶和善益人。目前的技術環境的描述應具有清晰的定義，包括目前正在使用的所有硬體和軟件、可以或應該用於滿足項目需求的內容，以及目前與其他現有系統/平台和/或應用程序的接口。工作流程和應用程式介面可以使用視覺效果顯示。 |
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功能和技術要求 |
提供功能和技術要求和足夠的信息，使供應商能夠了解問題並準備完整而堅定的提案。此概述應該涵蓋目前的業務應用程序和技術環境（硬件，軟件，通信）。建議機構不要使用「必須」和「應該」的技術要求，而允許供應商建議他們將如何解決問題，作為基於解決方案的提案的一部分。技術和功能要求部分包含供應商必須回應的問題，例如：
專案管理要求說明了管理和實施專案的條件。本節應為供應商提供他們根據專案的複雜性和任務關鍵性所需的資訊，以便制定專案計劃、風險緩解計劃或其他管理計劃所需的資訊，並涵蓋項目的要求定義、實施、安裝、測試、訓練、維護和其他階段。建議的專案計劃可確保供應商擁有成功執行合約所需的資源。專案管理計劃通常包含以下內容：
機構應記住，供應商可能符合技術要求，但無法滿足管理要求，如他們對本節的反應不良或不足所證明。管理部分將有助於區分具有成熟或未成熟的管理能力的供應商。 您可以要求供應商確定與 RFP 和所需專案目標相關的所有假設和任何潛在風險；及/或要求供應商詳細描述類似的專案，以及他們如何解決執行期間發生的問題或問題，以滿意客戶。 |
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6 |
明確而明確的績效措施和執行規定 |
符合《維吉尼亞州法典》第2 .2- 4303.01條所定義的「高風險」的 IT 招標和合約必須包含清晰明確的績效衡量標準和執行條款，包括供應商不履約情況下的補救措施。 請使用以下工具進一步了解明確而不同的績效措施和執法規，包括補救措施： 重大 IT 採購、高風險 IT 採購和
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供應商簡介 |
要求供應商描述其業務和專業資格，並提供參考資料。應要求他們提供有關其企業和財務狀況的詳細信息，以及將作為他們的專業績效和誠信的參考客戶。下列範例是本節通常需要的範例：
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8 |
游泳部 |
要求供應商提供「供應商採購和分包計劃」，其中說明供應商預計在履行合約要求時直接與分包商支出的總承諾百分比。此外，供應商還要求提供其預計在供應商履行合約時使用的所有分包商的清單。分包商清單應指定 SWAM 企業的分包商，以及非 SWAM 企業的分包商。如果供應商DOE預計在履行合約時不會使用分包商，則要求供應商在回覆中說明這一事實。 |
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9 |
定價資訊 |
指定供應商如何提供定價資訊，並提供詳細的格式，供應商在制定價格建議時遵循。指示應足夠清楚，以確保價格建議可以平等的基礎進行比較。為了方便進行比較，請考慮提供示例試算表，該試算表將建議系統分解為下列元件：
包括訂價排程/案例作為如何提交建議價格的範例。如果一次性定價不優惠，請使用定價案例來獲取未知數量或小時的價格。要求分隔定期性與非經常性成本。定價時間表應與交付項目綁定，並且必須與招募中規定的付款方式相符。 查看定價排程時，請注意涉及一次性成本與定期性成本的定價。軟體套件的初始價格是一次性成本；年度維護和軟體授權費用是必須確定的經常性成本，才能開發項目的總生命週期成本。定價通常不是獎項的唯一決定因素，但應該用來打破兩家供應商之間的聯繫，並且具有相當良好的技術和管理建議。 對於複雜的專案，您也可以要求供應商提交里程碑定價表，可以套用保留百分比，以在最終發票上最終接受後支付。如果最終接受延遲或有問題，這會激勵供應商，並為代理商增加保護。如果供應商未執行，它還可以在任何里程碑上更輕鬆地分割合約。 |
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代理商標準協議（即合同模板） |
包含擬議的合約模板，其中有保密協議、保密性、資料保護和安全要求、擔保、許可協議要求和其他法定、法律和 IT 特定條款和條件，或可能需要的任何聯邦流程條款。應要求供應商將建議合約模板重新設定，以突出他們無法同意的所有例外情況。供應商在此時不應重新設定責任條款。 他們可以在稍後的談判中第一次提出問題或意見。在提案評估期間找出引人注意的問題，因為可以選擇不接受代理商合同的供應商。 |
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供應商部分（可選） |
允許供應商包含他們認為相關的信息，儘管在 RFP 中不需要或要求。他們還可以討論與 RFP 和他們的建議有關的潛在問題。例如，供應商可能有其他產品功能來證明其他產品功能不在 RFP 範圍內、提供買家未預期的唯一解決方案，或可能為其他供應商未考慮的 RFP 中明顯的問題提供解決方案。即使該特定供應商的DOE沒有獲勝，問題的解釋和潛在的解決方案仍然值得考慮。 |
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附錄 |
包含龐大但相關的信息，例如網絡圖，技術要求研究，項目計劃大綱和其他詳細信息。範例包括以下內容：
然後，供應商可以獲得該訊息，但DOE不會分散 RFP 敘述部分的注意力。 注意：告訴供應商是否必須在制定建議時使用此資訊。 |
以關鍵字或常用術語搜尋手冊。