第 34 章 - IT 契約管理

34 .2.6 監控供應商保固

供應商保固可能包括有限保固和一般保固。由於產品（硬件或軟件）、服務或解決方案的有限保固通常延長給定時間（30、60、90 天甚至最多一年），因此合約管理員只需知道保固期何時結束，維護或支援期限開始。此日期應包含在任何項目時間表或合約管理時間表中作為標記。合約定價表可能包含維護或支援的第一年的預付款，或合同可能指出供應商需要在保修期結束前一定的天內通知代理商，以便代理商有足夠的時間發出採購單 (PO)。VITA 合約範本包含以下聲明：“在保固期到期前六十（ 60 ）天，確保供應商已以書面形式通知代理商保固期到期。”

無論如何，合約管理都必須確保有限保固範圍和任何必要的維護或支援保障之間沒有失效，並應根據需要與企業主/項目經理協調必要的行動。在極少數情況下（例如，一次購買單一硬件或 COTS 項目），可能不需要繼續維護或支持。對於大多數其他 IT 採購，機構或聯邦政府可能面臨無法獲得後續維護或支援覆蓋的風險，並已在合約中包含了一項要求。

合約管理人員應檢閱合約，以判斷哪些一般保證可能需要監控；例如，如果解決方案包含任何開放原始碼，" Supplier 將通知機構，並識別適用於由供應商根據本合約提供的任何依賴於開源代碼的嵌入式代碼的特定開放原始碼授權。"根據專案的重要性，合約管理員可要求供應商每年書面確認，以驗證 " 從（日期）至（日期）之間，不需要通知合約編號 ___ 中的任何一般保證。供應商繼續了解合同的一般保固要求，並將相應通知（代理商名稱）。"

在某些情況下，合約管理員將被要求代表合約的企業所有人/項目經理協助和協調保證提升程序。供應商的升級程序應在合同中描述。管理員應完全準確地記錄和追蹤合約檔案的紙張和通訊流程。