高風險招標與契約

根據 § 2 .2-4303.01 根據《維吉尼亞州法典》，總檢察長辦公室 (OAG) 和維吉尼亞州資訊科技局 (VITA) 必須針對所有州公共機構，審查所有符合「高風險」定義且與資訊科技相關的商品和服務的招標和合約。

弗吉尼亞州法律 § 2 .2-4303.01 將高風險合同定義為與國家公共機構簽署的任何公合同，用於採購商品、服務、保險或建築的任何公合同，該合同預計會達到任何一項

• 在合同初期內的成本超過 10 百萬美元，或
• 在合同初期內，成本超過 5 百萬美元，並至少符合以下條件之一：
• 合同所涉及的商品、服務、保險或建築由兩個或多個國家公共機構採購；
• 初始合約的預期期限 (不包括續約) 超過五年；或
• 採購商品、服務、保險或建築物的國家公共機構在過去五年內沒有採購類似的商品、服務、保險或建築物。

聯絡 VITA 的採購（供應鏈管理）小組： scminfo@vita.virginia.gov ，了解 VITA 招標和合約範本的最新版本，並協助您確定哪個範本最適合您的採購。 如果您的採購全部或部分是基於雲，請務必提及這一點，以便您收到正確的範本。 VITA 至少每季更新一次我們的模板，並根據維吉尼亞州採購法律和政策的變化進行更新。因此，機構在起草新的 IT 招標或合約時，請求我們模板的最新版本非常重要。這樣做將確保您所在機構的 IT 招標和合約具有最新的條款和條件，並最終創建更強有力的協議，更加符合 VITA 的採購政策、標準和指南以及維吉尼亞州 (Virginia) 的法律和政策。

聯絡 VITA 採購部門也將為您的機構提供詢問有關使用範本的問題的機會。VITA 有多個模板，可以幫助您的機構確定對於任何給定的招標或合約哪個模板是正確的。我們鼓勵您的機構向我們的團隊尋求諮詢服務，以獲得有關使用 VITA 範本的協助和培訓。

如果您的機構正在使用 VITA 的招標和合約模板，VITA 建議您不要將採購和供應部 (DPS) 語言納入 VITA 模板。VITA 的招標和合約範本是專門為 IT 採購創建的，加入 DPS 語言可能會對您的供應商/廠商造成困惑。例如，在您的 IT 招標中引用供應商手冊可能會產生問題，因為手冊從供應商的角度規定了一般商品和服務採購的採購規則和規定，並不適用於 IT 採購。

要開始 IT 高風險審查流程，在採購治理請求 (PGR) 獲得批准後，請您所在機構的 IT 資源 (AITR) 透過聯邦的技術組合管理工具 Planview Enterprise 1提交高風險 IT 招標或合約審查請求。請讓您的 AITR 提交構成 IT 招標或合約包的所有文件。VITA的專案管理部門（PMD）將接收請求，並將高風險的IT招標或合約文件包發送給VITA的供應鏈管理（SCM）；安全和企業架構； IT投資管理；以及企業雲端監督服務（ECOS）（如果適用）。

您所在機構的採購官員將向 OAG 提交您的高風險 IT 招標或合約審查請求。應填寫以下表格並將其與高風險 IT 招標或合約包一起發送給您所在機構的 OAG 律師： https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

採購官員應填寫名為「重大 IT 採購、高風險採購和委託採購的最低要求」的矩陣，並將其連同高風險 IT 招標或合約文件包一起在 Planview Enterprise 1中提交給其機構 AITR。此矩陣可協助您的機構確保您的高風險招標和合約符合高風險要求，並協助 VITA 進行審查。此矩陣的副本可在 VITA 網站上獲取，訪問採購表格頁面。

是的。在提交高風險招標或合約進行 審查之前，請聯絡您所在機構的IT 資源 (AITR)，以確保採購治理請求 (PGR ) 已提交並獲得 首席資訊長 (CIO )Commonwealth of VirginiaVITA 的批准。

如果您的高風險 IT 招標中有任何組成部分是針對雲端服務的，那麼您將需要取得企業雲端監督服務 (ECOS) 評估表，您可以在 VITA 服務入口網站上存取該表： https://vccc.vita.virginia.gov/vita 。

搜尋「雲端服務評估」，然後捲動至頁面底部至「1 -1003 附件 — 附錄 A」，然後下載表格。ECOS 評估必須作為高風險 IT 招標的附件包含在內，並由投標者按照您的提案請求 (RFP) 中的說明完成。

聯絡 scminfo@vita.virginia.gov以存取適當的雲端條款和條件。

關於高風險招募和合同，機構可以提供協助。VITA 採購（供應鏈管理）提供有關 IT 招標和合約、IT 合約條款、相關風險、工作說明、績效衡量和服務水準協議、專案里程碑和可交付成果表、談判和合約管理方面的培訓。如果您對這些主題感興趣，請發送電子郵件至 VITA 採購部 scminfo@vita.virginia.gov。

VITA 採購建議您確保在 IT 招標和合約中包含強而有力的績效衡量標準。績效指標是預期服務水平的可量化指標，是成功合約的骨幹。應量身定制性能量度，以提供準確且可靠的供應商依據服務條款的表現提供準確和可靠的數據。選擇的指標應能夠正確識別供應商定期滿足您合約中概述的預期服務水平和程度。訪問章節30 .3. 1績效衡量標準 我們的 IT 採購手冊以取得更多指導和範例。

每項績效措施應與相應的執法規定綁定。強烈的執法規定將鼓勵供應商一致地遵守合約中規定的績效措施。訪問章節 30 .3. 2 VITA 的 IT 採購手冊和 性能指標工具可提供額外的指導和範例。此外，請參閱績效測量培訓視頻。

合約補救措施是一種方法，可以讓供應商因未能符合所需的績效指標而以有形的方式負責。它們鼓勵供應商一致地滿足或超出合約所要求的績效標準。補救措施可以採用金錢罰款，或行使合同選擇權，例如終止或向其他供應商尋求被忽略的服務。訪問章節30 .3. 2執行規定和補救措施 我們的 IT 採購手冊和 性能指標工具可提供更多指導和範例。

VITA 建議各機構在其招標和合約中納入專案里程碑和可交付成果表。請下載專案里程碑和交付項目範本，並按照 word 文檔中的說明進行操作。